La description:
Les missions Pour le président directeur général Tenue d'agenda - téléphone - courriers - gestion des déplacements Pour l'équipe (12 personnes) Calendrier des RTT - planning des congés de l'équipe Commande chèques déjeuner et distribution - (tenu d'un tableau de suivi partagé avec le service comptabilité) Commande fournitures - capsules café - champagne - cocktails Gestion de réunions Conseil d'administration - Comité des dirigeants - Bureau Affaires publiques - Assemblée générale (établir le calendrier pour l'année - adresser les invitations avec ordre du jour - mise en forme des présentations PowerPoint - tenue de la liste des participants - outil Teams - préparer le dossier Assemblée Générale) Mise en ligne (Extranet) des différentes informations ayant trait à ces réunions (Ordre du Jour, Compte rendu et présentation PPt) Adhérents Mise à jour des informations adhérents (tableau de suivi des déclarations de CA et Cotisations en relation avec notre service comptable) Mise à jour de la base adhérents (intranet) pour ce qui concerne Conseil d'Administration, Dirigeants et membres du Bureau Affaires publiques Divers Mise en forme de documents sous word/Excel/ppt (élaboration de la mise en forme de la présentation de l'Ilec - Note Ilec - graphiques sous Exell) Gestion des Abonnements journaux ou revues spécialisées de notre domaine (tableau de suivi) Création de Kakemonos et mise en place de l'identité visuelle Expérience requise : plusieurs années souhaitées (un/une candidate d'une quarantaine d'année est souhaitée) pour savoir gérer la relation directe avec le PDG de l'association et avec les patrons de nos adhérents et leurs assistantes. Très bonne connaissance des logiciels Word, Excell et Power Point - connaissance de l'infographie serait un plus - mais une formation pourra être envisagée. Certaines qualités seront appréciées pour travailler à la fois avec le PDG et les autres membres de l'équipe (12 personnes) : o Mettre du lien, savoir aplanir les tensions au lieu d'en créer, donc être tourné-e vers les autres et doué-e d'une réelle empathie. être capable de le faire avec du tact et de la finesse. o Être curieux-se et aimer explorer des activités nouvelles. o Être disponible quand l'urgence l'impose et souple dans les horaires. o Avoir le sens des responsabilités et une capacité à prendre le « juste » niveau d'initiative. o Être fiable.