La description:
L'attaché.e de gestion assure la gestion comptable et financière de l'établissement. Il/Elle contrôle l'exactitude des écritures comptables et rend compte de la situation économique de la structure. Il/Elle contribue également à la gestion administrative du personnel. Il/Elle peut réaliser des activités ayant trait à la paye et à la gestion de personnel (plannings, préparation du fichier de paye pour envoi vers un prestataire externe , simulations de paye.). Il/Elle garantit par son action la validité et la fiabilité des enregistrements comptables et des travaux de fin d'exercice. L'attaché.e de gestion assiste la direction au quotidien dans le cadre du projet d'établissement et lors d'événement de la vie de l'établissement (portes ouvertes, kermesse...). L'attaché.e de gestion coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l'établissement. Il/Elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (gestion administrative du personnel, secrétariat administratif des enseignants...). Il/Elle a des relations fréquentes avec la direction, les familles, les enseignants, la vie scolaire, les partenaires et les collectivités. Activités et compétences Secrétariat de direction : - Gérer un agenda en tenant compte des priorités, des impératifs et des urgences - Transmettre ou rappeler des informations en fonction de leur importance, des échéances, des urgences aux chefs d'établissement - Rédiger un document (prise de note, correspondance) en respectant les règles d'orthographe, de grammaire, de syntaxe et la charte graphique Secrétariat pédagogique, relations avec les familles et les élèves : - Assurer la gestion administrative des élèves (prévisions d'effectif, saisie des enquêtes académiques, gestion des dossiers de bourse des élèves...) en respectant les procédures du rectorat - Prise en charge de l'accueil téléphonique et physique (répartition avec la secrétaire) - Accueillir, renseigner et orienter une personne physiquement ou par téléphone en identifiant ses besoins ou son état et en adoptant les gestes et un vocabulaire adaptés (personne valide ou en situation de handicap, situations conflictuelles ou à risques...) Suivi administratif : - Informer oralement et/ou par écrit du suivi ou de la réalisation d'une tâche confiée Communication : - Concevoir des supports de communication interne ou externe, imprimés ou numériques, à partir d'une description de l'attendu (brief...) Relation avec le rectorat : - Assurer la gestion administrative des enseignants (gestion des absences, établissement des PV d'installation et modification des quotités horaires) en respectant les procédures du rectorat - Traiter les messages réceptionnés sur la messagerie électronique de l'académie en choisissant d'y répondre ou de les rediriger vers le bon destinataire Comptabilité générale de l'établissement : - Elaborer la comptabilité courante de l'Ogec (Organisme de Gestion de l'Enseignement Catholique) (enregistrements, clôtures mensuelles, analyse et justification des soldes comptables, rapprochements bancaires...) en appliquant la réglementation comptable de droit commun et spécifique aux associations - Réaliser la clôture annuelle des comptes de l'Ogec (opérations d'inventaire, analyse et justification des soldes, élaboration des états financiers : bilan, compte de résultat, annexe) selon les procédures de l'Ogec Comptabilité famille : - Réaliser la facturation des familles (bienfondé, exhaustivité, exactitude) à l'aide du progiciel comptable pour garantir l'application des règles de facturation - Suivre le paiement des familles, procéder au recouvrement des créances familles et assurer le règlement des fournisseurs selon les échéances et les procédures en vigueur - Préparer et suivre les dossiers de bourse des élèves en conformité avec la réglementation - Elaborer des tableaux de bord d'indicateurs de gestion pour suivre l'activité comptable de l'Ogec