La description:
1. Intitulé du poste Responsable des archives médiales 2. Relations hiérarchiques - N+1 : Responsable logistique Meulan - Les Mureaux - N+2 : Ingénieur Logistique - N+3 : Directrice Pôle Logistique, Hôtellerie, Achats, Biomédical 3. Relations professionnelles - Médecin DIM, Chefs de pôle, Chefs de service, - Cadres de pôle, secrétaires médicales, secrétaires médicales référentes, - Direction des Archives départementales - Prestataire d'externalisation 4. Présentation du secteur d'activité : Le service des archives médicales assure la gestion méthodique et sécurisée des dossiers médicaux, garantissant leur accessibilité précise et rapide pour les professionnels de santé. La confidentialité et la précision des informations médicales fait du service un pilier essentiel pour offrir des soins de qualité aux patients. Deux équipes sur deux sites distincts : - Poissy/St Germain : 13 agents dont 7 archivistes et 5 coursiers - Meulan/Les Mureaux : 3 agents et 1 agent à mi-temps - 2 véhicules de transport 5. Missions générales et responsabilités - Exercer la responsabilité des services des archives médicales et définir la politique d'archivage - Déterminer les objectifs et organiser les moyens et les prestations en prenant en compte le contexte (Destruction, externalisation.) et l'environnement 6. Missions spécifiques : - Participer à la mission d'appui et de conseil en organisation, du circuit du dossier médical - Améliorer les outils de gestion et de classement des archives : proposer des procédures, des outils d'organisation et de rangement - Veiller à la bonne conservation des archives médicales ; - Communiquer les dossiers archivés aux services demandeurs dans les délais réglementaires, ou dans un objectif de recherche ou contrôle - Participe aux différents contrôles impliquant les archives en lien avec le DIM, IPAQSS en lien avec la qualité (doublons, fusions ) - Conseiller les services en matière d'organisation et de classement des archives dans le sens d'une harmonisation des pratiques ; - Respecter les délais réglementaires de conservations et de destructions et mettre en œuvre la procédure de destruction - Recherche de solutions de stockage interne à l'établissement pour optimisation et réaménagements - En lien avec le prestataire, et dans le cadre réglementaire, définir les dossiers à externaliser - Veille juridique - Suivi et responsabilité des véhicules du service et du matériel - Gestion et suivi des bennes déchets pour destruction de documents confidentiels - Valorisation des déchets en lien avec la destruction d'archives (Exemple Argentique) - Collaboration avec ESATs de la région pour manutention dès lors que nécessaire. Gestion des ressources humaines : - Organiser, répartir et gérer les ressources humaines au sein des équipes - Saisie des plannings prévisionnels et réels - Evaluation des personnels rattachés au service - Accueil et organisation de l'encadrement des nouveaux personnels et des stagiaires - Participer aux recrutements des agents de l'équipe - Veiller à la fourniture, à l'entretien et au port des EPI par l'équipe - Participer à la formation/sensibilisation des professionnels sur l'identitovigilance 7. Compétences et qualités requises La connaissance des pratiques d'archivage, acquise par le biais d'une formation spécialisée ou d'une importante expérience professionnelle, serait un plus pour ce poste. COMPETENCES TECHNIQUES - Maitrise des techniques d'archivage (classement, cotation, analyse archiviste) ; - Organiser et répartir les locaux d'archivage - Créer des bases de données et des indicateurs de performance et en assurer le suivi. COMPETENCES TECHNIQUES ASSOCIEES ET ORGANISATIONNELLES - Maitrise des outils informatiques ; - Organisation et méthode ; - Apprécier l'urgence et l'importance des demandes ; capacité d'arbitrage en fonction des priorités ; COMPETENCES