La description:
Au sein du service « relation presse et projet évènementiel » vous travaillerez sous la supervision de la responsable du service et en collaboration avec la chargée de projet. Vos missions seront les suivantes : 1. Assurer l'organisation des évènements jalonnant la semaine inaugurale Vous participez activement à l'organisation des multiples événements festifs de la semaine inaugurale, impliquant des réservations logistiques détaillées et l'encadrement de bénévoles pour garantir un déroulement sans faille. 2. Réserver, co-gérer le planning fournisseurs, prestataires et partenaires pour la bonne mise œuvre de la semaine inaugurale Vous prenez en charge la réservation et la gestion des fournisseurs, prestataires, et partenaires, assurant une mise en œuvre efficace à travers une gestion précise du matériel, des commandes et des plannings. 3. Création d'outils, en collaboration avec le service communication de l'association, pour la semaine inaugurale Vous travaillez en étroite collaboration avec le service communication pour développer des outils et supports (badges, roadbooks, diapositives, etc.) facilitant l'accueil et le séjour des convives, améliorant ainsi leur expérience globale. 4. Soutien dans les tâches logistiques de la chargée de projet évènementiel Vous apportez un soutien logistique crucial à la chargée de projet événementiel, incluant la relance des invités, la mise à jour des bases de données, la gestion des plannings des photographes, et l'assistance lors de la semaine d'inauguration pour la mise en place, l'accueil des photographes et des invités, ainsi que la gestion des imprévus. Durant la semaine d'inauguration (du 17 au 23 juin inclus) une présence sur le terrain est demandée pour la bonne gestion des dossiers gérés par l'assistant(e) de projet évènementiel et également : - Aide à la mise en place et démontage des lieux d'accueil : décoration, accueil de prestataires, etc - Aide à l'accueil des photographes et invités - Présence durant les évènements pour veiller au bon déroulement avec le reste de l'équipe - Soutien à la gestion des imprévus - Suivi rigoureux du projet et toutes autres missions nécessaires pour garantir le succès de l'évènement.