La description:
L'association DELTA REVIE 83 dont le siège administratif se situe à Toulon, recrute 1 Assistant (e) standardiste. Au siège de l'association, l'assistant (e) standardiste a principalement pour mission de gérer, sous l'autorité de la responsable administrative et de la direction, le standard téléphonique, de renseigner et orienter les publics externes. Vous aurez pour activités principales : - Assurer le traitement des missions suivantes : - Contrôler l'accès à la structure ; - Traiter les emails et les messages ; - Traiter les absences/Retours des abonnés ; - Mise à jour des données informatiques des dossiers clients ; - Assurer la réception et la transmission du courrier/colis avec le facteur. - Traiter les bons d'intervention ; - Relances téléphoniques (pièces administratives manquantes) - Assurer l'accueil des appels téléphoniques entrants : - Assurer et garantir un accueil téléphonique de qualité durant les plages horaires définies ; - Identifier et évaluer rapidement la nature des appels, donner les informations demandées et redirection éventuelle vers le bon interlocuteur ; - Assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent, .) ; - Appliquer et veiller au respect des consignes d'écoute, de disponibilité, de courtoisie, de bonne tenue et d'accompagnement de l'usager dans le traitement de sa demande ; - Capacité à prendre des notes pertinentes et des messages importants ; - Prise éventuelle de rendez-vous dans le respect du protocole de gestion du planning. - Contribuer à l'organisation des réunions de la vie associative (Assemblées générales) : - Assurer la bonne organisation et le suivi des invitations pour la mise en place des réunions (envoi courriers, relances, .) ; - Tenue à jour des listings Activités diverses : En lien avec les autres salariés compétents pour ces missions (en complément ou en cas d'absence) - Assurer des tâches administratives courantes (Classement, gestion du courrier..) - Contribuer à l'accueil des visiteurs se présentant au siège de l'association et traiter les demandes ; - Participer aux campagnes téléphoniques de prospection. Compétences techniques et aptitudes professionnelles : - Bonne élocution - Sens du contact, de la communication orale et écrite ; - Capacité rédactionnelle : savoir rédiger facilement et lisiblement des documents simples ou de forme préétablie ; - Capacité d'écoute et d'analyse ; - Dynamisme ; - Bonne gestion du stress ; - Courtoisie ; - Maîtrise de soi ; - Gestion de conflit ; - Capacité de travailler en équipe ; - Être capable de s'adapter et se rendre disponible Contrat à durée déterminée annualisé sur la base de 30 heures hebdomadaires du Lundi au vendredi Une action de formation préalable au recrutement sera mise en place.