La description:
Gestion des appels téléphoniques 1) Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes 2) Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires 3) Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation 4) Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs 5) Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents 6) Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence 7) Transmettre le standard en fin de poste Accueil physique 8) Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques 9) Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction 10) Remettre le livret d'accueil au résident 11) Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation 12) Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL 13) S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction Gestion des dossiers administratifs des résidents 14) Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents 15) Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents 16) Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, 17) Assurer les encaissements et les remises bancaires 18) Suivre les impayés et les contentieux 19) Tenir le journal de caisse 20) Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents 21) Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents Activités administratives 22) Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus 23) Assurer la gestion de la « boutique » 24) Assurer le suivi des commandes de repas du personnel 25) Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks 26) Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine 27) Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..) pour la résidence comme pour les résidents 28) Classer les copies des courriers. Ranger les archives 29) Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques 30) Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs 31) Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes. 32) Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité ) 33) Réaliser divers travaux de secrétariat Gestion administrative du personnel 34) Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs 35) Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé) 36) Effectuer les déclarations uniques d'embauche 37) Tenir à jour le dossier du salarié 38) Tenir à jour le « classeur visite et contrôle » 39) Organiser et suivre les visites médicales des salariés 40) Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences 41) Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel et l'organigramme 4Assurer le relais concernant la transmission d'informations entre les salariés, les différents services du siège et le(la) directeur(trice) exploitation 44) Participer à l'organisation des réunions internes 45) Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de travail et aux formations 46) Signaler à l'équipe soignante toute situation à risque pour le résident 47) Veiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de la résidence. Vous travaillez deux jours par semaine par roulement.