La description:
Nous recherchons un Responsable Administratif H/F pour un groupe d'Asset Management spécialisé en immobilier tertiaire et résidentiel. MISSIONS : Sur la partie administrative : Trier et distribuer le courrier Rédiger, imprimer et mettre signature les courriers officiels Gérer les envois postaux et les recommandés Imprimer et mettre signature dans le parapheur les documents nécessitant la signature de la direction Assurer le suivi du courrier en cas de déménagement de sièges sociaux ou d'établissements secondaires Souscrire et résilier les abonnements divers (médias, outils, transports, etc.) Assurer la veille et réserver les formations professionnelles pour l'ensemble des collaborateurs du groupe Commander et suivre les tickets restaurants Commander les équipements informatiques et superviser leur installation et la maintenance par la DSI Mettre en place et suivre les contrats de leasing (reprographie, voiture, etc.) Réserver les transports et hébergements dans le cadre des déplacements professionnels de la direction Sur la partie bancaire : Ouvrir et fermer les comptes bancaires puis mettre à jour régulièrement le tableau d'inventaire Archiver documents bancaires (contrats, extraits de comptes, RIB etc.) Suivre les mandats EBICS Préparer et transmettre les documents KYC Commander et suivre les LEI Commander et suivre les CB et moyens de paiement Envoyer les bilans annuels de la holding et des filiales Envoyer les expertises annuelles des immeubles Classer et archiver les contrats de prêt Sur la partie juridique : Relire, mettre en signature via Docusign et classer les PV Tenir les registres d'assemblées et envoyer au greffe Relire, mettre en signature et classer les conventions de prestations internes et de leurs avenants (conventions de management fees entre la holding et ses filiales, conventions de trésorerie, conventions de pilotage d'opérations, contrats de management, convention de homes staging, contrats de location de mobilier) Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi des PV Mettre à jour l'organigramme groupe et le schéma directionnel tous les trimestres Sur la partie COMEX et réunion du conseil d'administration : Planifier les COMEX Transmettre l'ordre du jour aux associés Rédiger et classer les comptes-rendus de réunion sous format Excel (modèle existant) et diffuser aux associés Sur la partie communication externe : Relire les documents de présentation Créer et mettre à jour les listes de diffusion Envoyer les présentations à destination des banques, investisseurs, brokers, etc. Envoyer les mails officiels à l'attention d'actionnaires des fonds d'investissement ou d'opérations PROFIL : De formation Administrative et/ou Juridique Minimum 5 ans d'expérience à un poste similaire, idéalement dans le domaine de l'immobilier Qualités relationnelles avec les différents interlocuteurs internes ou externes Capacité d'adaptation, agilité et réactivité Organisation, rigueur et autonomie Volonté de s'investir dans le développement d'un groupe à forte culture familiale et entrepreneuriale Très bonne maîtrise des outils informatiques et du pack Office Respect de la confidentialité et intégrité RÉMUNÉRATION : 45-55 k€ annuel brut + primes sur objectifs (jusqu'à 2 mois de salaire en fonction des résultats perso et de l'entreprise) Avantages : Mutuelle Entreprise Tickets Restaurant Participation aux transports Abonnement salle de sport