La description:
Notre structure : l'association Compagnons Bâtisseurs Ile-de-France ESS, insertion par l'habitat. 47 salariés, 20 volontaires en service civique et 100 bénévoles. Elle anime 13 Ateliers de Quartier en Ile-De-France et 7 Bricobus. Ces ateliers de bricolage encouragent les habitants les plus modestes à réaliser des travaux d'amélioration de leur logement par eux-mêmes. Chaque atelier bénéficie de l'appui d'une équipe de professionnels (développement social, habitat, bâtiment, animation) salariés. www.compagnonsbatisseurs.eu Contexte : Dans le cadre du remplacement pour arrêt maladie de la Secrétaire titulaire, vous serez amené.e a rapidement prendre en main les tâches courantes exécutées habituellement. Cette période de remplacement pourra déboucher sur un contrat de travail plus long si l'association devient lauréate d'un appel à projet nécessitant l'embauche d'un.e deuxième secrétaire. Votre fonction, en résumé : En collaboration directe avec la Directrice, la Directrice Adjointe et le Responsable Administratif et Financier, vous êtes en charge de réaliser des tâches administratives précises, ainsi que d'aider à l'organisation et au fonctionnement des volets « moyens généraux » et « formations » de l'association. Vos missions : placé sous la responsabilité de la Directrice et la Directrice Adjointe de l'association, en lien direct avec la Responsable Administratif et Financier, le.la Secrétaire pour missions : - Assurer l'accueil au sein du siège de l'association 4 jours par semaine (recevoir les courriers et colis, accueillir les personnes qui s'y présentent) - Passer les commandes de matériel (informatiques et bureautique) ranger les colis de matériel de bureau dès réception, et mettre sous clé le matériel précieux - Organiser et coordonner la transmission et rédaction de documents et d'informations à destination de l'équipe régionale, - Distribuer mensuellement les Titres restaurant avec l'aide du Responsable Administratif et Financier - Trier, Classer, saisir et présenter des documents (courriers, attestations, convocation salariée, rapports courants et spécifiques) pour la structure à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte - Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques/postales/mails et assurer le premier niveau de contact entre la structure et l'extérieur. - Participer à la vie de la structure (appui à l'organisation de réunions régionales et de l'assemblée générale annuelle) - Suivre la flotte de véhicule en lien avec le coordinateur technique référent (déclarations, vignettes, contrôle technique) et suivre la flotte de matériel informatique et téléphonie - Suivre et organiser les formations salariées, en collaboration avec la Directrice Adjointe, et s'assurer du remboursement des frais par l'OPCO (dossier de remboursement, tableau de reporting, réservation de salle) - Mettre en ligne les offres d'emploi et préparer le travail pour la Direction afin de faciliter le traitement des candidats - Appuyer la Direction dans le processus d'embauche en gérant les documents de base permettant la déclaration de futurs salariés (mutuelle, Urssaf, TR, paie, medecine du travail.) Profil et compétences nécessaires : - Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier, - Etre force de proposition et d'organisation, - Déceler les erreurs et rechercher les sources d'information, - Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées, - S'adapter à des tâches diverses, à un rythme et des méthodes de travail spécifiques, - Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement de l'association, - Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées - Déceler les urgences et définir des priorités Les conditions : - CDD de remplacement à terme imprécis d'une durée minimum de 2 mois - Entre 2 400 et 2500 € bruts mensuels selon exp.