La description:
Missions et activités du poste L'assistant(e) de direction assiste la direction et la direction adjointe du PPS afin d'optimiser la gestion de leur activité. Il(Elle) organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du FAM. Il (Elle) réalise des travaux de saisie informatique dans les logiciels dédiés, il (elle) participe au rassemblement, à la compilation et au suivi des données utilisées dans le cadre du fonctionnement de pôle parcours social (traitement, transmission et classification des informations relatives aux personnes accueillies au sein des établissements du Pôle). (Il) Elle gère administrativement les états de présence. il (Elle) participe aux tâches administratives en lien avec le service des ressources humaines et le service financier. Il (Elle) assure les diverses tâches de secrétariat classique (agenda, téléphone, courrier, commande de fournitures) et il (elle) participe aux projets opérationnels de la Direction. Il (Elle) organise la logistique des évènements en liaison avec les interlocuteurs internes et externes. Il (Elle) effectue les synthèses de documents, la mise à jour des tableaux de bord et rédige les comptes rendus de réunions. Il (Elle) gère les stocks et les bons de commande de fournitures et de produits d'entretien. Profil de compétences requises Savoirs, savoir-faire, savoirs relationnels et personnels requis, pouvant être attestés par des diplômes, des formations ou l'expérience. Qualification : assistante de direction Expérience requise : Expérience de 1 an d'assistante de direction, expérience auprès des personnes vulnérables souhaitée, Savoir-être : Confidentialité, adaptabilité, réactivité, ponctualité, sens de l'initiative, rapidité, rigueur, savoir prioriser et organiser ses actions, gérer son temps, sens de la communication, savoir travailler en équipe, sens du collectif, intelligence émotionnelle, empathie, savoir gérer son stress, capacité d'initiative, faire preuve de créativité, Savoir-faire : maitriser les outils bureautiques et informatiques (Excel, Word, PPT), savoir se servir de logiciels (DUI, Gestion du temps et des activités) ; utilisation d'outils collaboratifs (planning et domaine partagés, web conférence, réseau social, ) Moyens du poste et aspects particuliers liés à la sécurité et à la prévention des risques L'assistante de direction doit prendre connaissance, mettre en œuvre et respecter tous les protocoles existants au sein de l'établissement liés à la sécurité et à la prévention des risques.