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Nous recherchons notre futur/future Assistant/Assistante de direction! Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante. Vos missions : Secrétariat du Doyen : - Vous réaliserez l'accueil physique et téléphonique, vous filtrerez les demandes et ventilerez aux services concernés - Vous serez en charge de rédiger des lettres, des notes de synthèse et archiver les divers documents - Vous serez en charge de gérer l'agenda du Doyen et organiser ses rendez-vous en fonction de ses obligations hospitalières et pédagogiques ainsi que ses déplacements - Vous assurerez l'organisation matérielle du séjour et l'accueil de personnalités extérieures - Vous élaborerez et alimenterez des tableaux de bord - Vous participerez aux réunions de direction (Doyen et Directrice administrative) et aux réunions de chefs de services - Vous travaillerez en étroite collaboration avec les services de l'UFR, de l'université mais également avec ceux d'autres institutions - Vous traiterez un certain nombre de dossiers particuliers ou sensibles - Vous organiserez les réunions Commission de suivi des étudiants (CSE) : - Vous serez le/la référent/référente unique des demandes des étudiants en difficulté - Vous serez en charge de trier, analyser et estimer le degré d'urgence des demandes pour planifier la CSE - Vous planifierez des dates de CSE pour chaque semestre et vous serez en charge de convoquer les membres de la commission ainsi que les étudiants concernés - Vous constituerez un tableau de bord et vous serez en charge de suivre les situations de chaque étudiant Conseil de Gestion : - Vous planifierez les dates des conseils de gestion sur l'année - Vous préparerez l'ordre du jour et vous serez chargé/chargée de collecter les informations ou les documents utiles à communiquer aux membres - Vous convoquerez les membres en respectant les délais fixés dans les statuts - Vous assisterez aux conseils de gestion - Vous veillerez à l'atteinte du quorum pour permettre la tenue du conseil - Vous rédigerez le procès-verbal des séances, le diffuser et l'archiver - Vous préparerez les extraits pour les services concernés - Vous mettrez à jour le tableau de suivi des points votés par le conseil de gestion Profil recherché : Vous possédez : - Le sens de la confidentialité et de la discrétion, ainsi que de l'écoute - Le sens du service public, implication personnelle, loyauté, respect du devoir de réserve - Le sens de la représentation de l'institution Vous maitrisez : - l'expression orale et les techniques d'accueil - l'orthographe et la syntaxe - Les outils bureautiques - La rédaction des courriers et documents administratifs - L'anglais (écrit et parlé) Vous êtes en capacité de : - Travailler en équipe et en autonomie - Faire preuve de rigueur et de professionnalisme