La description:
Au sein du Conseil Départemental de l'Ordre des Médecins, vous serez assistant(e) administratif(ve). Dans ce cadre vous devez posséder une excellente communication écrite et orale. Vous êtes reconnus pour votre grande capacité de polyvalence et votre capacité d'adaptation. Vous devrez rapidement être en capacité de faire preuve d'initiative pour anticiper les tâches. Vous avez un très bon relationnel et le sens de la discrétion. Sous la responsabilité du Président et des membres du bureau du Conseil, vous aurez pour rôle d'assurer la gestion : - De l'accueil physique et téléphonique, la réception, le traitement et l'orientation des appels, messages téléphoniques et courriels. - Du traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) - Du planning du Président - Du traitement et de la mise en forme des documents (courrier, note, compte-rendu, etc.) - Des inscriptions des médecins - Des conseils juridiques (contrats, statuts, assurances) - Des doléances et plaintes depuis la réception jusqu'à la transmission à la chambre disciplinaire si besoin (résumé de la plainte, organisation de la réunion de conciliation, envoi des courriers, rédaction du procès-verbal) - Des encaissements de cotisation annuelle (chèques, paiement en ligne) - Des tableaux de garde de permanence des soins - Du dispositif AMLUV « Réseau Urgences Vitales dans le Haut-Nivernais » (tableaux de garde et rémunération des médecins intervenants) - Des fournitures et matériel de bureau - De l'organisation de réunions en présentiel ou à distance, gestion des procès-verbaux. Vous participerez occasionnellement à la séance plénière (environ 1 fois par mois). Les qualités requises : - Avoir une bonne gestion du temps - Être organisé(e) et rigoureux(se) - Savoir prendre des décisions et des initiatives - Être autonome - Faire preuve d'écoute, de respect et de discrétion - Savoir prioriser et anticiper les tâches - Avoir l'esprit d'équipe - Avoir le sens de la confidentialité et de la réglementation - Avoir une bonne présentation - Avoir de l'éloquence - Savoir se montrer disponible Savoir-faire : - Maîtrise de l'outil informatique : traitement de texte Word, tableur Excel, réaliser des documents via PowerPoint, base de données - Accueil physique et téléphonique du public - Traitement et saisie de documents - Gestion de l'information, classement et archivage de dossiers - Planification et suivi - Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe Afin d'assurer la prise de poste, un tuilage sera effectué pendant 3 mois avec la personne en poste actuellement début juin. Merci de bien vouloir nous faire parvenir votre candidature accompagnée impérativement d'une lettre de motivation. Un pré-entretien aura lieu en agence. Une convocation vous sera adressée si votre candidature est retenue. Les personnes retenues à l'issue de cet entretien auront un entretien final avec l'employeur le mercredi 14 ou le jeudi 15mai. La prise de poste sera effective début juin 2024.