Coordinateur des Volontaires (H/F) A pourvoir dès juin

La description:

Le Comité d'organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 (« Paris 2024 ») recherche un/une Coordinateur des Volontaires Relations Internationales au sein du pôle Services à la famille olympique et paralympique (GFS) dès juin jusque août.

Dans le respect du contrat de ville hôte, signé par le Comité International Olympique (CIO), la Ville de Paris et le Comité National Olympique et Sportif Français, Paris 2024 est notamment chargé de :

• Planifier, organiser, financer et livrer les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024, ainsi que les événements associés ;

• Promouvoir les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 en France et à l'international ;

• Participer aux actions visant à assurer la durabilité des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 ;

• Contribuer à maximiser l'impact positif et l'héritage des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024.

La direction des Relations internationales de Paris 2024 contribue à l’héritage, la livraison des jeux et à leur rayonnement dans le monde. Il se structure autour de 5 pôles :

• GFS : Services à la Famille Olympique et Paralympique, évènements internationaux et projets spéciaux ;

• PRT : Opérations de Protocole ;

• NCS : Relations et Services aux Comités nationaux olympiques et paralympiques ;

• LAN : Services linguistiques ;

• ICO : Coopération internationale.

Le pôles GFS a la charge des services à la Famille olympique et paralympique pendant les Jeux. La famille olympique et paralympique regroupe plus de 10 500 acteurs clés des Jeux. Elle se compose de membres influents du Comité international olympique, du Comité international Paralympique, des Comités nationaux olympiques et paralympiques, des Fédérations internationales, des TOP sponsors et autres personnalités de haut rang…

Afin d’aider les clients présents sur site durant les jeux, GFS s’appuie sur des équipes de volontaires. Parmis les 45000 volontaires des Jeux, GFS a à sa charge environ 1000 volontaires Assistants de la famille olympique et paralympique et volontaires opérations affectées sur les hôtels officiels.

Missions et responsabilités :

Le/la Coordinateur(trice) des Volontaires sera amené à :

1. Formation :

• Contribution à la conception et à l’animation de formations sur site

• Soutien sur les aspects logistiques des formations sur site

1. Gestion des équipes volontaires :

• Traiter par téléphone, mail et en personne les différentes demandes des volontaires

• Contribuer à l’accueil et le bien-être quotidien des volontaires présents sur les hôtels

• Engager les équipes volontaires en s’assurant qu’ils soient bien informés et qu’ils remplissent leurs rôles avec succès

• Assurer les briefings et debriefings quotidiens

• Gérer les aléas

• Animer la communication auprès de volontaires (groupes Signal)

• Assurer une relation de proximité afin de les fidéliser tout en maintenant une bonne représentation et image de Paris 2024

1. Gestion des plannings et reportings :

• Adapter les plannings des volontaires en fonction de leurs disponibilités et des demandes de changement des clients.

• Maitriser la plateforme de gestion des plannings

• Rédaction des rapports quotidiens et remontée d’incidents

• Assister, si nécessaire, les membres de l’équipe dans la réalisation des taches courantes

Le pôle Volontaires INT est constitué de 7 personnes : un manager, 3 Cheffes de projet et 3 Chargé de mission. Il accueillera lui-même des volontaires pendant les Jeux.

Vos atouts pour réussir :

• Doté d’au moins 2 ans d’expériences au sein d’un programme volontaires d’un événement sportif ou culturel de grande ampleur et ayant une bonne connaissance des métiers de l’événementiel sportif international et des ressources humaines, le/la candidate fait preuve de rigueur, de créativité et d’autonomie. Doté/e d’une autorité naturelle et à l’aise à l’oral, le/la candidate à l’habitude de s’exprimer en public et d’encadrer de personnes.

• Capacité à gérer de multiples tâches, à établir des priorités et gérer les crises

• Compétences organisationnelles et de gestion de projet

• Maitrise des logiciels de bureautique (Outlook, Excel, Word, Powerpoint) et de planification ;

• Excellente maitrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral – la maitrise du français à l’écrit comme à l’oral est également indispensable

• Esprit d'équipe, positive(f), proactive(f) et enthousiaste ;

• Très bon relationnel et grande capacité d'adaptation ;

• Les plus hauts standards d'intégrité et de discrétion ;

• Orientation vers la recherche de résultats et de solutions ;