La description:
MISSIONS ET ACTIVITÉS : Gestion administrative : -Participe, en relation avec l'ensemble des directions et services, à la gestion administrative de la direction de l'économie -Assurer l'accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger et transmettre -Organiser le traitement et la diffusion des informations aux membres de la direction -Gestion de l'agenda du directeur (organisation et suivi des rendez-vous, ..) -Planifier et organiser les réunions internes et externes (convocation, préparation de dossiers/supports, réservation de salle, compte-rendu, .) -Assurer les tâches administratives dédiées à la direction (élaboration et mise en page de courriers, notes, tableaux de suivis, rapports, documents de présentation, .) ; -Participation aux commissions et ateliers de travail avec les élus ; rédaction et diffusion des comptes-rendus -Gestion, suivi des correspondances/documents de la direction : courriers (entrants/sortants) via les outils de la collectivité (Webgfc, e-parapheur) -Assurer la gestion courante des besoins en fonctionnement du service (commandes et suivis des fournitures administratives) -Suivi, mesure et évaluation de la direction : rédaction de bilans, comptes-rendus, notes de service -Organiser et mettre à jour les dossiers de la direction, les classer de manière adéquate et les archiver. Être force de proposition concernant le classement informatique : veiller au respect de celui-ci - Suivi du tableau de bord des réunions de direction - Assurer le suivi administratif de certains projets en lien avec les acteurs économiques, les partenaires, opérateurs, financeurs, services Préparation et suivi des actes administratifs : -Rédaction des décisions et délibérations, conventions, courriers... Lien avec le service des assemblées et le service juridique -S'assurer du respect des échéances -Gérer l'exécution des actes administratifs Gestion financière de la Direction : -Aide à la préparation et à la gestion de toutes les tâches d'exécution et de suivi de la réalisation du budget de la direction - Coordination de la préparation du budget de la direction (préparation du budget, mise en place de tableaux de bord, saisie budget) - Suivi et contrôles des dépenses de fonctionnement et d'investissement - Suivi et ajustement des opérations comptables - Suivi et gestion de l'exécution budgétaire. Collaboration avec le service finances, travail avec logiciel comptabilité - Participer à l'élaboration des bons de commande, au suivi des validations, envoi aux prestataires, et tableau de suivi des bons de commande sur sollicitation de l'encadrement - Participer au suivi financier et administratif des opérations (fonctionnement et investissement) et procéder, à la demande des chefs de service et/ou du directeur aux différentes tâches comptables, de l'élaboration du bon de commande à la validation des factures pour liquidation des dépenses, dans le strict respect du budget. Date de clôture des candidatures ; 12 mai 2024