La description:
Appui à l'organisation et au suivi des actions de formation ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE DU CENTRE DE FORMATION - Gestion du standard téléphonique - Gestion de la boite mail générique de l'établissement - Inventaire et BC fournitures - Accueille et guide les personnes se présentant à l'accueil sur le site - Gestion du Courrier : Réception, tri, distribution et envoi du courrier du centre ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE DES STAGIAIRES/APPRENTIS - Assure le premier accueil et la prise de renseignements - Réceptionne les dossiers administratifs complets des stagiaires de la formation continue et de l'apprentissage et les finalise jusqu'à la prise en charge OPCO - Suit les dossiers administratifs et assure le suivi des ruptures - Réalise les conventions de formation - Saisit des stagiaires et apprentis de la formation dans le logiciel de formation - Classe, trie, archive et scanne sur le réseau informatique, différents documents selon la procédure définie. - Gère les orientations reçues par les prescripteurs - Effectue la saisie administrative des candidatures pour les commissions d'admission en formation, - Prépare les listes pour les informations collectives et envoie les convocations - Edite les feuilles de présence dont elle est garante - Saisit les absences (justifiées et injustifiées) mais aussi les retards des stagiaires/apprentis en centre et en entreprise. -Envoie le listing des absences aux employeurs des apprentis - Saisit toutes les données exigées par les financeurs dans les logiciels spécifiques - Transmet dans les délais impartis au service gestion les éléments nécessaires à la facturation : heures mensuelles et états de présence - Envoie les plannings jeunes/employeurs/parents et les affiche ainsi que les rubans pédagogiques à l'entrée de la formation - Inscrit les jeunes aux examens sur les différentes plates formes et centralise la remontée des notes -Prépare les jurys d'examen et intègre les éléments dans la plateforme examens Prépare les courriers à destination des jeunes ; parents ; employeurs Traite les accidents de travail des stagiaires/apprentis - COMMUNICATION - Selon les besoins, participe à des missions de communication : diffusion d'informations (plaquettes, ouverture d'action ) auprès des partenaires et auprès du service communication pour mise à jour site internet, met à jour les plaquettes des dispositifs - Appui pour la mise en place et l'organisation d'évènements (journée de la réussite, portes ouvertes ) QUALITE - Enregistre les enquêtes de satisfaction ; met à jour les documents notamment fiches de formation - Vient en soutien dans le portage de la qualité sur la partie suivie administratif - Assure le suivi à 6 mois des actions - Crée des outils d'accueil, de suivi