La description:
- Le Responsable des Services Administratifs a pour mission principale d'animer, Organiser et répartir les tâches de ses collaborateurs, spécialisés dans leurs domaines respectifs selon leur service : comptabilité et finance, administration, service client, facturation et système d'information. - Conseil auprès des dirigeants, il/elle intervient pour toutes les questions touchant aux services fonctionnels. Ceux-ci se réservent les activités commerciales, comptables ou administratives. - Piloter la performance des services : établir les tableaux de bord, suivre périodiquement les indicateurs, analyser les écarts mensuels, participer à la préparation et l'élaboration des budgets prévisionnels, suivre leurs évolutions. - Définir les objectifs et les priorités à trois mois et répartir les tâches en fonction des disponibilités de l'équipe et selon les saisonnalités - Superviser des missions d'audit interne. - Encadrement et vérification de la facturation mensuelle. - Gestion et vérification des avoirs - Recherche de solutions auprès des prestataires afin de lever des points de blocage de facturation - Commercialement savoir répondre à un client de façon complète que se soit en termes de tarifs, d'obligation juridique, de conseil commercial ou même de litige. Analyser et répondre au mieux au besoin client sur un dossier à forte valeur ajoutée. - Traitement d'un client entrant ou sortant de A à Z - Tenue des réunions commerciales - Participer à l'élaboration de la stratégie commerciale avec la direction - Une information financière de qualité, exploitée grâce à l'ensemble des données livrées par des outils de pilotage, lui permet d'éclairer la planification budgétaire et d'orienter des stratégies pertinentes. - Suivre des dossiers de recouvrement, d'irrécouvrabilité ou de certains comptes à forte valeur ajoutée - Gestion de toutes problématiques liées aux dits services - Préparer les réunions de la direction, établir les procès-verbaux. - Participer aux réunions du comité de direction. - Mener des entretiens annuels. - Aménager un poste et ses conditions de travail - Transmettre et développer des compétences, proposer un plan de formation à la direction. - Définir leurs objectifs, évaluer leur performance, accompagner leur montée en compétences. - Garantir la conformité légale, fiscale et réglementaire de l'ensemble des processus. Veille juridique sur les différents niveaux de l'activité commerciale, comptable ou de facturation. Suivi, analyse et mise en œuvre des décrets ministériel. - Coordonner des projets transversaux : formalisation des bonnes pratiques, amélioration de l'outil informatique, application des décrets - Préconiser des améliorations en matière d'organisation, de gestion ou de procédures - Définir des indicateurs de performances et proposer des objectifs trimestriels pour les collaborateurs - Coordonner les prestataires extérieurs en lien avec l'activité administrative et commerciale - Superviser le service informatique : définir les ressources et les besoins, piloter les projets d'implémentation (ERP) et de déploiement