La description:
Contexte : L'E2C Côte d'Opale recrute un-e assistant-e pédagogique sur son site de Coudekerque-Branche. L'E2C Côte d'Opale a pour objectif d'assurer l'insertion sociale et professionnelle de jeunes en difficulté. Sous l'autorité du directeur de l'E2C et la responsabilité directe du coordinateur de site de Coudekerque-Branche, vous serez en charge de l'accompagnement administratif des stagiaires de la formation professionnelle. Activités : 1) Accueillir le public a) Gérer l'accueil physique et téléphonique des publics : - Instaurer une relation de respect mutuel - Gérer le flux, le temps d'attente - S'assurer de la confidentialité de certaines situations - Proposer des activités connexes pour faciliter l'attente - Gérer les appels entrants et sortants b) Gérer le suivi des bénévoles : - Répondre aux demandes de candidatures - Recevoir les candidats en entretien pour définir leurs attentes et potentiels - Transmettre des propositions de missions au Directeur qui valide les compétences et la mise en application 2) Organiser la gestion administrative de la structure a) Gérer administrativement les stagiaires de la formation professionnelle - Saisir les dossiers des jeunes sur les bases (ARGOS, DEFI, SIOUCS) - Envoyer les déclarations d'assiduité au Pôle Emploi - Gérer les rendez-vous administratifs pour la création des dossiers ASP - Etablir le contrat du jeune sur SIOUCS - Remonter les anomalies et dysfonctionnements sur les plateformes de saisie et appliquer les corrections. b) Assurer un suivi administratif des réunions techniques - Inviter les partenaires - Assister aux comités de pilotage et faire les comptes rendus c) Assurer la logistique générale notamment le suivi des intervenants extérieurs - Etablir des devis - Suivre et vérifier les contrats de mise à disposition - Envoyer les variables à la comptabilité - Faire le contrôle de factures - Etablir un rapport de demandes de travaux et faire le lien avec le service gestion du bâtiment - Faire le suivi de contrôle d'entretien du véhicule d) Effectuer le contrôle et l'archivage des dossiers dans le cadre de l'audit en vérifiant les pièces administratives e) Participer administrativement aux plans d'actions de l'E2C (Plan d'actions sourcing.) - Recenser les structures potentiellement prescriptrices de stagiaires E2C - Prendre contact avec les structures pour fixer un RDV avec la Direction afin que le Coordinateur du site présente le dispositif E2C et établir les actions communes en vue du recrutement (RIC, permanences) - Participer, afin d'apporter une réponse administrative, avec le coordinateur de site, aux RIC à l'E2C ou en extérieur et aux réunions avec les partenaires prescripteurs - A la demande du Coordinateur de site, relancer les partenaires (mail ou demande de rdv) pour maintenir le lien 3) Piloter son activité administrative - Rédiger des courriers divers (convocations.) - Créer et mettre à jour des bases de données 4) Documenter en collectant, synthétisant et diffusant l'information sur les supports les plus adaptés (guide d'utilisation de SIOUCS, création compte DEFI.) Profil recherché : Les connaissances : - Connaissance des matériels et logiciels - Connaissance de l'environnement informatique - Connaissance des dispositifs liés à l'insertion sociale et professionnelle des jeunes Les savoir-faire : - Maitrise des logiciels informatiques : Word, Excel, PowerPoint - Capacités rédactionnelles et administratives Les savoir-être : - Sens du relationnel - Dynamisme et réactivité - Sens de l'organisation - Respect des règles déontologiques - Discrétion Conditions d'emploi : Poste à pourvoir en contrat à durée indéterminée à compter de mai 2024 Poste à temps plein Salaire mensuel brut : 1923.84€ Affectation : E2C Côte d'Opale - Site de Coudekerque-Branche Modalités de recrutement : 1. Première sélection sur CV / 2. Entretien