La description:
Au sein de la Fédération, le pôle « Formation » est chargé de piloter l'organisme de formation fédéral, de diversifier l'offre de formation, de rechercher de nouveaux clients et de développer les partenariats. L'assistant de formation gère les aspects administratifs et financiers des actions de formation. Il est en lien quotidien avec les formateurs et les référents formations des associations SOLIHA. Il est garant de la conformité des actions avec la démarche de certification - QUALIOPI. Sous la responsabilité de la secrétaire générale, en lien avec l'équipe de la Fédération SOLIHA et les structures du Mouvement, vos missions sont les suivantes : Informer et diffuser de l'offre de formation - Diffuser, au sein du réseau et sous toutes ses formes, l'offre de formation de l'organisme fédéral : SOLIHA Mouv et SOLIHA Form, mail aux référents formation, aux chargés de mission et d'opérations, aux directions - Assurer un accueil téléphonique et physique - Renseigner sur l'offre de formation - Créer et enregistrer l'offre de formation dans le logiciel dédié Assurer le suivi administratif des formations - Préparer et ouvrir les formations - Organiser la logistique des formations : liste des hébergements, réservation et préparation des salles de formation, organisation des déjeuners, relance des participants - Constituer le dossier du participant : convocation à la formation, convention de formation, transmission du livret d'accueil, questionnaire de pré-formation - Gérer les relations avec les formateurs : planning, documents contractuels, règlement des prestations Veiller à la bonne organisation de la formation A l'issue de la formation : - Transmettre les documents de fin de formation aux référents formation : attestation de réalisation, feuille d'émargement - Compléter le tableau d'évaluation - Procéder à l'archivage des dossiers - Gérer la facturation en lien avec l'assistante de direction et la comptable : suivi des paiements des modules de formation et déclencher les relances nécessaires Vous êtes issu.e d'une formation de type Bac + 2 : assistante RH, BTS Dynamique, vous êtes à l'aise avec la polyvalence des tâches. Vous aimez le contact et vous avez des qualités d'écoute et relationnelles importantes. Vous êtes organisé et rigoureux, faites preuve de rapidité dans le traitement des dossiers. Vous faites preuve de discrétion et savez respecter la confidentialité des données portées à votre connaissance. Enfin, vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques.