La description:
Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons activement un(e) Assistant(e) administrative pour rejoindre notre équipe. Vous travaillerez au sein du pôle secrétariat général et assisterez le/la responsable du pôle dans ses missions et vous serez une aide précieuse pour toute l'équipe composée de 12 salariés permanents, dont 9 sur notre site d'Aubervilliers. Une connaissance de la suite Adobe serait un plus. Vos missions : Activité 1 : Gestion administrative et Secrétariat Rédiger, saisir et mettre en forme les documents Photocopier, diffuser, archiver et classer les dossiers Rédiger des courriers et/ou courriels Optimiser la gestion de rendez-vous, réunions et déplacements Préparer et organiser les réunions/commissions Rédiger les comptes rendus des réunions/commissions Effectuer les tâches administratives et de gestion pour les membres du Bureau le Directeur Activité 2 : Assistanat comptable télécharger ou scanner et classer les factures Assurer la gestion des remises de chèques, des chèques vacances et des CV-Connect Activité 3 : Accueil Réceptionner et gérer les appels téléphoniques Accueillir, renseigner et traiter les demandes Activité 4 : Traitement du courrier Effectuer l'enregistrement, le suivi et l'expédition du courrier postal Réceptionner et gérer le courrier électronique : gérer les messages depuis la boîte mail générique, les traiter ou les transférer aux pôles concernés Activité 5 : Assistanat de gestion Traiter les abonnements/achats de documentation Assurer la gestion du stock, centraliser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau Assumer le traitement administratif des contrats des prestataires Aider à la gestion des événements internes (Fête à St Sozy, rencontre sportive nationale annuelle, formation, séminaire, ) Compléter, envoyer et classer les soldes de tout compte des salariés non permanents Mettre à jour le registre unique du personnel des salariés permanents et non permanents des deux établissements Activité 6 : Communication interne et externe Réceptionner, centraliser et exploiter les éléments du catalogue de chaque pôle Créer et élaborer la maquette du catalogue du CSEC de A à Z dans toutes les versions dédiés à chaque CSE adhérent Relire, corriger et mettre en forme les éléments du catalogue Actualiser et mettre à jour les éléments du site Internet du CSEC ainsi que les fiches séjours du pôle familles Élaborer des documents et/ou présentations de communication interne et externe (ex : Newsletter) Divers : Vous participerez à l'encadrement des enfants et adolescents lors des départs et retours de colonies de vacances que nous organisons. Vous pourrez être amenée à participer aux événements organisés par le CSEC y compris en province. Exigences : - Maîtrise de l'orthographe, des outils bureautiques et notamment de Google Chrome souhaitée. Maîtrise de l'environnement Apple (MAC) et de la suite Adobe serait un vrai plus. CDI de 35h par semaine. Possibilité de télétravail 1 à 2 jour par semaine (1 jour maximum pendant la période d'essai). Travail du lundi au vendredi (sauf voir point divers). Congés d'été hors août.