La description:
Votre rôle : Apporter une aide permanente aux directrices en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers. Être une personne ressource pour l'ensemble de la Direction. Missions : Organisation de la vie professionnelle de la direction Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités Rappeler des informations importantes et transmettre des messages Organiser les déplacements Établir une relation de confiance Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique et de mise en page Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou compte-rendu Réaliser des documents de formes et contenus divers : petits flyers, courrier, tableaux, ppt . Gérer les outils collaboratifs pour la direction (groupes teams etc) Organiser le classement et l'archivage des dossiers Suivi des projets et activités de la direction, soutien sur la gestion de dossiers stratégiques des directrices Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités Réaliser le budget de la direction et suivre son exécution Réaliser les bons de commande sur la base des devis + rapprochement de factures, bon de commandes des piges pour la rédaction Coordination des prestataires extérieurs, pigistes, photographes Ressources humaines : gestion des agents entrants et sortants / matériel / recrutement . Renseigner des tableaux de suivi des activités du service Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Gestion Elise, courrier papier et mail, accueil, publipostage, etc. Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur Soutien, relais des agents des services, réservation salle Gestion des problématiques du bâtiment (informatique, imprimante copieur, chauffage. Diffusion des supports de diffusion dans tous les lieux publics et boites élus Soutien des collègues dans la logistique des services et la gestion de projet Profil Techniques / Pratiques : Utilisation des outils bureautiques classiques : Word et Excel principalement. Utilisation quotidienne du logiciel d'Elise (courriers, signatures bon de commande, notes interservices) et de Sedit (bons de commande et factures). Aptitudes / Qualités : Réactivité et sens des initiatives. Autonomie et rigoureux dans l'organisation du travail. Disponibilité, sens de l'écoute