La description:
Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales : L'agent d'accueil polyvalent, situé physiquement sur le site Bourmayer, sous l'autorité de la cheffe d'unité logis que moyens généraux, assure les tâches suivantes : Accueil physique des usagers, des partenaires institutionnels, des professionnels venant sur le site : - renseigner le public selon les procédures - orienter l'usager vers le service ou l'agent compétent, ou le réorienter vers une autre administra on ou autre interlocuteur - orienter le professionnel vers la personne ou le lieu sur lequel il doit intervenir Accueil téléphonique : - Acheminer les communications vers le service ou l'agent compétent - Communiquer des informations générales aux usagers Pour les deux accueils : - Mettre en œuvre les engagements institutionnels liés à la qualité de l'accueil - Participer à la mise en œuvre d'enquêtes de satisfaction - Etre force de propositions pour améliorer les accueils et les procédures Gestion du courrier selon les procédures : - trier le courrier entrant et le diffuser aux services - préparer les recommandés et la nave/e d'envoi du courrier Missions logistiques : - gérer la réservation des salles de réunion - réceptionner les livraisons - assurer la distribution des pettes fournitures de bureau (toner, papier, enveloppes, etc...) et du matériel informa que de proximité - assurer des missions d'appui logis que selon le contexte : archives, inventaire, gestion des badges, ouverture des portes, etc ... Votre environnement professionnel : - Activités du service Le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) assure l'ensemble des fonctions support pour la préfecture et les 3 DDI (DDT, DDETS et DDPP). Il comprend 5 bureaux : le bureau des ressources humaines (BIRH), le bureau de la prévention, de la forma on et de l'action sociale (BIPFAS), le bureau du budget, des finances et de la poli que immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logis que et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau des systèmes d'information et de communication(BISIC) Au sein du SGCD, le BILGB a pour mission : - de gérer le patrimoine immobilier des DDI et de la préfecture ; - de veiller à procurer aux services bénéficiaires les ressources et moyens matériels nécessaires à leur bon fonctionnement ; - d'assurer la continuité de l'accueil physique et téléphonique , et la gestion du courrier. - Composition et effectifs du service Le BILGB comprend 18 agents dont 1 chef de bureau et 1 archiviste, 10 agents au sein de l'unité logis que moyens généraux dont la cheffe d'unité et 6 agents au sein de l'unité gestion bâtimentaire dont le chef d'unité. Vos compétences principales mises en oeuvre (listes déroulantes) Connaissances techniques Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis Avoir des compétences en informa que - bureau que - niveau pra que -requis Connaissance technique au choix Connaître les techniques d'accueil - niveau maîtrise - requis Savoir-faire Savoir s'organiser - niveau pratique - requis Savoir analyser - niveau pratique - requis Savoir-être avoir le sens des relations humaines -niveau maîtrise - requis Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis Savoir s'exprimer oralement - niveau pratique - requis Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis Le dossier de candidature est constitué des pièces suivantes : - le dossier d'inscription dûment rempli, daté et signé - une lettre de motivation manuscrite ou dactylographiée - un curriculum vitae dactylographié indiquant le niveau d'étude ainsi que, le cas échéant, le contenu et la durée des formations suivies et des emplois occupés - une photocopie recto/verso de la carte nationale d'identité ou du passeport - un document justifiant de la situation au regard de la législation sur le service national