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PRESENTATION DE LA DIRECTION DES ÉQUIPEMENTS, DES ACHATS ET DE LA LOGISTIQUE La Direction des Équipements, des Achats et de la Logistique (DEAL) comprend quatre secteurs d'activité: Les achats/services économiques, le service biomédical, la restauration et les fonctions logistiques Fonction Secrétaire/Assistante du Directeur des équipements, des achats et de la logistique Liaison hiérarchique : Directeur des Achats, des Equipements et de la Logistique Responsable achats et services économiques Grade : Adjoint administratif ou Assistant médico-administratif Liaison fonctionnelle : Encadrants de la DEAL Equipes de la DEAL Assistantes de direction Responsables des pôles et des services médicaux Missions générales Les missions générales sont celles du répertoire des métiers de la Fonction Publique Hospitalière : Famille : Administrative - Sous-Famille : Secrétaire - Code métier : H.45S30 Famille : Finances, comptabilité - Sous-Famille : Gestionnaire achat - Code métier : H. 45I80 Missions principales Le poste d'assistant(e) de la DEAL est polyvalent - 50% de missions d'assistant(e) de direction et 50% de missions de gestionnaire achat Missions assistant(e) de direction - Assurer le secrétariat et la gestion de l'agenda du Directeur des équipements, des achats et de la logistique (DEAL), - Accueil physique et téléphonique pour la DEAL, - Réceptionner, traiter et diffuser les appels téléphoniques et les messages électroniques, - Organiser des réunions et fixer des rendez-vous avec le logiciel Outlook, ü Réserver les salles, les installer selon l'évènement, ü Gérer les prestations demandées, ü Faire installer le matériel nécessaire (Informatique, Visio projecteur etc ). - Préparer et assurer le suivi des dossiers pour diverses réunions (Instances, Equipes, Projets, ), - Assurer la collecte, la mise à jour, la transmission et le classement des informations dans le dossier informatique de la DEAL, - Assurer le classement des documents papiers, - Renseigner le logiciel de gestion de planning (Clepsydre) (planning des encadrants de la DEAL et de l'équipe achat), saisir les congés et les heures supplémentaires, gérer les anomalies de pointages. - Organiser et assister aux Assemblées Générales du GCS, prendre des notes et rédiger le compte-rendu. - Assurer la suppléance de l'assistante de la DDPA lors de ses absences et ses congés et si besoin d'une assistante dans une autre direction, Missions gestionnaire achat Sous la responsabilité et en lien avec la Responsable achats et services économiques : - Gestion des commandes, du service fait et du circuit de facturation fournisseurs -Gestion des règlements fournisseurs -Gestion des litiges -Assurer le suivi des dépenses -Elaborer des prévisions budgétaires pour les comptes dont le gestionnaire assure le suivi -Suivre les tableaux de bord liés à son périmètre d'approvisionnement. -Préparer les opérations de clôture comptable de fin d'année Aptitudes, Capacités ou Compétences requises - Capacité d'anticipation, d'analyse, de synthèse et rédactionnelle, - Sens de la communication, adapter son discours, partager l'information tout en gardant une discrétion professionnelle, - Savoir travailler en équipe, - Sens de l'organisation et de l'observation, - Autonomie, savoir identifier les priorités dans les transmissions et les tâches, - Maîtriser les outils Word, Excel, Outlook - Connaissances du circuit de facturation - Connaissances en comptabilité et règlementation des marchés publics appréciées Formation Niveau BAC à BAC+2 dans le domaine bureautique/secrétariat ou comptabilité Expérience professionnelle Expérience dans le domaine du secrétariat ou de préférence dans un poste similaire Connaissance de l'Administration Hospitalière et de l'institution Poste à pourvoir : Le 1er décembre 2023 Statut : Contractuel - poste de remplacement (CDD 3 mois) avec