La description:
** URGENT**La personne recrutée aura pour mission principale la gestion des déplacements des membres du laboratoire, devra assurer des fonctions polyvalentes (gestion administrative financière, et ressources humaines) et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement. Elle assurera également une activité de secrétariat auprès de la responsable de l'administration et du pilotage et du Directeur. La personne intégrera une équipe rigoureuse et dynamique. - Gérer les missions/déplacements des membres du laboratoire : collecte des informations liées au déplacements, création du missionnaire. Gestion du dossier auprès de l'agence détentrice du marché, établissement de l'ordre de mission et des bons de commande correspondants, transmission du billet électronique et voucher au missionnaire, collecte des pièces justificatives du déplacement, établissement des états de frais correspondant et transmission à l'institution, enregistrement dépenses sur fichiers Excel, vérification des remboursements et fermeture des bons de commande, puis archivage. - Gestion de l'agenda du Directeur, planning des réunions de la direction, gestion du courrier, gestion des parapheurs - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Connaissances - Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative - Modes de fonctionnement des administrations publiques - Réglementations et procédures propres au champ d'intervention - Environnement et réseaux professionnels - Techniques d'élaboration de documents - Maîtrise de l'expression orale et écrite - Connaissance de l'environnement bureautique et maîtrise des logiciels de bureautique - Culture internet - Techniques de communication