La description:
Sous la responsabilité de la directrice, vous exercez votre mission de Secrétariat administratif et pédagogique des formations, sous l'autorité déléguée du Responsable de pôle de Formation. Votre rôle est d'assister le Responsable de pôle de Formation et les formateurs dans leurs missions pour assurer l'organisation et le bon déroulé des formations dans le respect de la démarche qualité mise en oeuvre. Dans une logique de continuité de service, vous coopérez avec les autres secrétaires des sites de l'ITES et participez activement à la vie de l'établissement. Votre activité s'organise autour des domaines suivants : - Gestion des formations : accueil physique et téléphonique des étudiants et des stagiaires ; suivi administratif des parcours (conventions de formation, convocations, feuilles d'émargement, suivi des présences, attestations de formation, évaluations, synthèse pour le commanditaire..) ; veille, préparation et diffusion de toute information utile au bon déroulement de l'organisation matérielle et logistique des formations (salles, accueil, matériel, supports pédagogiques, organisation des déplacements, soutien aux formateurs occasionnels et aux intervenants.) ; participation au suivi pédagogique des formations en relation avec l'équipe pédagogique et le Responsable de pôle de Formation. - Activités à caractère comptable : préparation des bons de commandes, préparation des contrats des formateurs occasionnels, suivi des demandes de prise en charge. - Gestion documentaire des activités : traçabilité des correspondances, collecte et gestion des documents (supports pédagogiques, contrats, conventions, listes d'émargement, attestations, tout document utile au suivi.), classement, archivage. - Démarche qualité : collecte et actualisation de tout document utile à la démarche qualité ; identification des points de progrès et proposition de pistes d'amélioration. - Expérience réussie dans le secrétariat pédagogique au sein d'un organisme de formation - Faire preuve de rigueur dans la gestion de volumes importants de données - Anticiper, planifier et adapter de manière autonome l'activité pour garantir les échéances - Assurer un accueil et un suivi de qualité auprès des contacts, clients, partenaires et financeurs - Travailler de manière collaborative avec des interlocuteurs internes et externes. Poste à pourvoir dès que possible et jusqu'au 02/06/24