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ADDON groupe est à la recherche d'un.e Office Manager ADDON est un groupe composé de 5 filiales qui travaillent dans le domaine du développement des compétences : - LOGYX : éditeur de logiciel spécialisé dans la formation, l'évaluation et la certification en ligne - AELION : formation continue pour adultes, formations courtes en management, bureautique et informatique - LUDWIG : cabinets de conseil RH - UNLEARN : école dédiée à la formation en contrat de professionnalisation et alternance. ADDON est une entreprise toulousaine dotée d'un management collaboratif, qui recherche avant tout un candidat doté d'un ADN proche des valeurs de l'entreprise : innovation, qualité, bienveillance, solidarité avec les équipes et réactivité sont les qualités essentielles pour s'identifier à ce poste. Un processus de sélection et de tests réalisés par le cabinet RH du groupe permettra de confirmer le bon profil pour ce poste. Une période de formation d'un mois (ou plus si nécessaire) sera réalisée pour cerner tout le périmètre des missions. Elle sera administrée par une ou plusieurs personnes de l'équipe administrative du groupe. ADMINISTRATIF / RECEPTION / ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE - Réception des appels sur le standard téléphonique du groupe (les transférer, noter les messages, planifier les rendez-vous, transmettre les informations en interne) - Accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et stagiaires (les diriger vers l'endroit ou l'interlocuteur concerné, proposer et servir le café si besoin) - Gestion, suivi et coordination des agendas (rendez-vous dirigeants et managers, salles de réunion, salles de formation...) - Traitement administratif des mails et courriers (numérisation, classement, archivage et transmission en interne) - Traitement administratif des factures fournisseurs liées à la mission pour traitement et préparation comptable (classement par entités, noms des fichiers ) GESTION DES LOCAUX ET DES FOURNISSEURS - Envoi et récupération de courriers et de colis (différents fournisseurs ; la poste, DHL...) - Gestion et suivi des fournisseurs (travaux, livraisons, interventions, visites périodiques de maintenance par différents prestataires...) - Suivi quotidien de l'entretien et du nettoyage des locaux et échange régulier avec la société de nettoyage - Prise de contact avec les fournisseurs en cas de défaillance de matériel ou de rupture de stock - Rechargement des consommables des imprimantes et des différents distributeurs et fontaines à eau - Commande et suivi des stocks au niveau des locaux (fournitures, consommables, produits d'entretien, produits alimentaires pour l'accueil des visiteurs et l'espace repos des salariés) - Contribution aux différents projets de travaux ou de sélection de nouveaux fournisseurs ou prestataires (demandes de devis, chiffrage et comparatif des différentes propositions, suivi de réalisation ou de livraison...) - Appui logistique et collaboration avec les équipes des différentes entités du groupe pour les formations réalisées à Tournefeuille (gestion des stocks de fournitures, accueil des stagiaires, remise de clés aux formateurs contre décharges, suivi de l'entretien des salles de formation) - Déplacements occasionnels pour effectuer des achats pour des évènements organisés par les équipes administratives ou commerciales des différentes sociétés du groupe - Réservations pour les déjeuners d'affaires, les sorties et les repas Profil recherché : Formation BAC / BAC pro BTS (BAC +2) Expérience entre 2 et 4 ans sur un poste similaire Bon relationnel, bonne présentation Un grand sens du service Sens de l'initiative, adaptabilité, réactivité, communication Rigueur et compétences méthodiques et organisationnelles Polyvalence et sens des responsabilités Autonomie, discrétion Aisance rédactionnelle Bonne utilisation des outils bureautiques et capacité à utiliser les applications interne