La description:
Conformément au projet de notre association gestionnaire et du dispositif ITEP, placé sous l'autorité du directeur et du chef de service, Vous assurez une mission globale de secrétariat en lien fonctionnel avec le service administratif du DITEP et en interrelation étroite avec l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire du service. Vos missions principales : - Assurer l'accueil téléphonique et physique (accueillir, orienter, répondre de manière adaptée, garantir la fluidité et le traitement / diffusion des informations). - Produire et mettre en forme les documents administratifs, de toute nature ou de tout type afin de répondre aux sollicitations administratives des professionnels en interne, conformément aux directives de la direction. - Rédiger des courriers et des supports de communication. - Classer, archiver et assurer le suivi des pièces administratives nécessaires au fonctionnement du service afin de garantir la bonne tenue des dossiers, - Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers des usagers sur OGIRYS (dossier administratif, état de présence en vue de la facturation, échéances MDPH, etc.). - Participer à la complétude des rapports internes et externes. - Gérer le courrier. - Participer ponctuellement aux réunions institutionnelles. - Communiquer de manière systématique avec l'équipe pluridisciplinaire en partageant les informations nécessaires à l'accompagnement des personnes accueillies et au bon fonctionnement de l'activité avec respect et discrétion. Votre profil : - Diplôme en secrétariat administratif (Bac à Bac+2) avec expérience exigée, - Compétences en outils bureautiques, gestion administrative, normes rédactionnelles, méthode de classement, utilisation d'outils collaboratifs - conception de tableaux de bord, - Maitrise d'Office 365, de ViaTajectoire et du logiciel Dossier Unique de l'Usager "OGIRYS" souhaité - Autonomie, responsabilité, rigueur, gestion des priorités, - Connaissance du secteur médicosocial, - Discrétion et confidentialité, - Aisance relationnelle et capacités rédactionnelles et de synthèse, orthographe Le poste est à pourvoir au 1er juillet 2024 (mois d'août libre) Les conditions de la relation contractuelle : - CDI à 0,40 ETP avec disponibilité incontournable le lundi et le mercredi matin, - Rémunération début de grille avec possibilité de reprise de l'ancienneté sous conditions conventionnelles fixées par la CNN du 15.03.1966, - Poste basé à Lille avec déplacements possibles à Wavrin ou à Loos, - Complémentaire santé obligatoire. Les conditions de la relation contractuelle : - CDI à 0,40 ETP avec disponibilité incontournable le lundi et le mercredi matin, - Rémunération début de grille avec possibilité de reprise de l'ancienneté sous conditions conventionnelles fixées par la CNN du 15.03.1966, - Poste basé à Lille avec déplacements possibles à Wavrin ou à Loos, - Permis de conduire en cours de validité obligatoire, - Complémentaire santé obligatoire.