La description:
Le/la gestionnaire administratif(ve) des opérations immobilières assure le suivi administratif des opérations de travaux portés par la division de la gestion patrimoniale du Crous de l'académie de Créteil. A ce titre, le/la gestionnaire travaille en interface avec des interlocuteurs internes et externes (direction financière, division des achats, UG, entreprises etc.). Le/la gestionnaire administratif(ve) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef de la division de la gestion patrimoniale. Organisation de la division - Élaborer le planning annuel des réunions avec les fournisseurs, les entreprises en marché et les bailleurs. - Organiser les rendez-vous avec les bailleurs, les services et unités de gestion de l'établissement. - Préparer les dossiers des réunions internes et externes. - Rédiger les comptes rendus des réunions. Suivi des opérations immobilières - Réaliser les demandes de devis et suivre les bons de commandes en collaboration avec les unités de gestion. - Assurer le suivi administratif des opérations jusqu'à la phase finale du chantier, incluant la coordination des différentes étapes du processus. - Assurer le suivi des commandes passées auprès des entreprises, depuis l'ordre de service jusqu'au paiement final. - Vérifier les dossiers d'agrément des sous-traitants. - Mettre à jour les tableaux budgétaires de la division et en assurer le suivi. - Contribuer aux réponses aux enquêtes des organismes compétents. Autres responsabilités : - Assurer la liaison avec le secrétariat de direction sur le suivi des concessions de logement, et avec le service intérieur sur le suivi du parc de véhicules. - Renseigner les indicateurs et les bases de données de gestion de l'activité. - Assurer le classement et l'archivage des documents. - Capacité d'analyse et de rigueur. - Capacité à travailler en mode projet dans un environnement exigeant, complexe et pluridisciplinaire. - Capacité à travailler en équipe de manière transversale. - Autonomie dans l'exercice des missions tout en ayant la capacité à rendre compte et à partager l'information. - Disponibilité, réactivité, capacité d'adaptation et de gestion des priorités. - Excellentes compétences à l'oral et à l'écrit. - Sens de l'organisation. - Connaissance générale des techniques des différents corps de métiers du bâtiment est un plus. - Connaissance des principes budgétaire