La description:
Accueil et information du public : - Le bureau d'accueil et le standard téléphonique sont ouverts pendant les horaires affichés. - Le public est renseigné oralement selon ses demandes en face à face ou téléphoniquement. - Les informations communiquées sur support informatique (site internet, plaquette.) et/ou par téléphone sont établies en début de saison, régulièrement vérifiées et mises à jour. - Les remarques et insatisfactions des adhérents sont traitées directement lorsqu'elles relèvent de la compétence du titulaire du poste ou sont orientées vers les personnes susceptibles d'y répondre au sein du club. Enregistrement des inscriptions : - Les pièces constitutives des dossiers d'inscription ou de renouvellement sont systématiquement demandées et validées. - La saisie ou la vérification des informations individuelles est complète et systématique sur le logiciel de cotisations - La fiche d'adhésion, ainsi que l'information relative aux conditions générales de ventes, au droit à l'image et aux assurances, sont obligatoirement signées informatiquement par l'adhérent s'il est majeur ou par son représentant légal s'il est mineur. Recouvrement des cotisations : - L'inscription validée fait systématiquement l'objet d'un paiement portant sur la totalité du montant de la cotisation due. - Les tarifications particulières sont validées conformément aux dispositifs en vigueur et notifiées sur la fiche d'inscription (licences multiples, fratries, U2, Comité d'Entreprise, inscriptions en cours d'année ..). - Les modalités de règlement définies par note interne sont respectées ou en cas de dérogation font l'objet d'un accord formel de la Direction. - Les cas exceptionnels d'éxonération partielle ou totale du paiement de la cotisation prévus par le Conseil d'administration ne sont acceptés qu'après avis favorable du Bureau de la Section et accord expressément formulé par le Bureau directeur, et sont consignés sur la fiche d'inscription. - Les règlements réceptionnés font l'objet d'un bordereau de cotisation et d'un encaissement physique (chèques, espèces, chèque vacances.) - Suivi des bordereaux de cotisations et transmission des informations au service comptabilité. Recherche des anomalies d'encaissement - Suivi des impayés et relance des adhérents Gestion des adhérents : - La situation de l'adhérent vis-à-vis des instances fédérales est régularisée dans un délai de 48 heures (inscription sur les listes fédérales, mutation, changement de club..). - Les imprimés de déclaration d'accident sont mis en cas de besoin à disposition des adhérents, remplis, collectés, vérifiés, complétés et transmis aux assurances et instances fédérales. Le responsable d'exploitation est averti de tout sinistre. Gestion de la pratique sportive : - Les affiliations et engagements d'équipes ou individuels auprès des instances concernées sont effectuées dans les délais impartis. - Les calendriers des compétitions sont établis en début de saison et actualisés si nécessaire. - Le recueil et l'expédition des conclusions de matches, rapports d'arbitrage et autres documents sont effectués dans les délais impartis. Administration Générale : - Réception du courrier et envoi. Tenue des registres. Distribution - Gestion des consommables. Commande des fournitures de bureau après validation de la direction des devis et gestion des stocks. - Classement et archivage des bordereaux de cotisations. Horaires de travail : 26H Hebdomadaire selon un planning annualisé défini : - 34H périodes « haute activité » les mois de juin et de juillet puis de septembre à décembre. - 18H périodes « basse activité » les mois de janvier à mai et le mois d'août -Travail le samedi matin en septembre Les « savoirs » : - Expérience significative dans l'accueil du public, le secrétariat - Connaissance des pratiques sportives et de leur organisation fédérale - Organisation et fonctionnement interne de l'Association -Maitrise des outils bureautiques (pack office).