La description:
Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants. Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre. Vous souhaitez accompagner les mutations du service public ? Vous souhaitez participer au développement de l'agglomération ? Faites partie des 1500 agents qui mettent leurs compétences au service de l'Agglomération. Poste : Collaboration directe avec : - Le directeur habitat urbanisme et aménagement - L'assistante comptabilité suivi des marchés - La cellule administrative et financière du Département Attractivité et Territoire Durables - Les responsables de service, d'unité et chefs de projets de la direction Missions principales : - Assister le directeur dans l'organisation de son agenda et de ses rendez-vous, le suivi des documents mis à sa validation, la gestion du planning de l'équipe - Organiser en appui du directeur, des chefs de services et chefs de projets les différentes réunions (une dizaine / mois en moyenne): comités techniques et de pilotage, réunions partenariales . (calage des dates selon agendas des élus et partenaires, réservation des salles, invitation, liste d'émargement, chevalets, logistique, compte-rendu) - Gestion du courrier o départ : mettre en forme selon charte Agglo, enregistrer sur le logiciel Acropolis, assurer le suivi des signatures et validations préalables o arrivée : enregistrer, diffuser, et veiller au suivi des courriers - Mettre en forme et relire selon la charte Agglo tout type de documents (courriers, notes, rapports, contrats, présentations powerpoint .) - Assurer le suivi des processus de signature des documents multi-signataires (conventions et leurs avenants) suivis par les chefs de projet. - Appuyer l'équipe sur le suivi de la communication : veiller à la mise à jour du site internet, la diffusion des supports papiers auprès des communes et partenaires - En appui de l'assistante projet, Organiser l'assistance architecturale et paysagère (secrétariat téléphonique et mail, organisation des rendez-vous, réservation des salles) - Mettre en forme les actes administratifs (Délibérations, Décisions) et les insérer dans Webdélib - Assurer l'accueil téléphonique des usagers et partenaires, - Organiser le classement (papier et numérique), les chronos et l'archivage - Gérer les fournitures nécessaires à l'activité des agents Profil : - Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités et le circuit des procédures administratives - Connaissance des règles d'expression écrites et orales de qualité - Savoir utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint.) et messagerie (Outlook internet/intranet) - Discrétion et confidentialité - Esprit d'initiative et capacité de proposition - Autonomie, Réactivité, Organisation, Rigueur - Qualités relationnelles et sens du travail en équipe Conditions de recrutement : Poste à temps complet Poste ouvert à tous les fonctionnaires, cadre d'emploi des Adjoint administratif (c) Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance Adhésion au Comité National d'Action Sociale : du quotidien à la solidarité, un large éventail de prestations accessibles. Site de travail : Valence avec déplacements exceptionnels sur l'ensemble de l'Agglomération Si cette offre vous intéresse, merci d'envoyer votre CV ainsi que votre lettre de motivation avant le 25 mai 2024.