La description:
ACTIVITES PRINCIPALES : Rattaché(e) à la directrice des prestations, vous aurez pour missions principales : - Assurer la gestion de l'agenda et le suivi des échéances de la directrice PF, - Préparer les réunions (réservation, commande, diffusion de l'ordre du jour, constitution fond de dossier, coordination de l'élaboration du support, diffusion du support, rédaction de compte rendu), - Gérer et suivre administrativement des dossiers techniques (rapport d'activité, instruction technique et lettre réseau, projets, missions) et contribuer à fluidifier les échanges et les interactions entre les départements de la branche PF et des autres directions, - Gérer et suivre les boites partagées rattachées à la directrice de branche, diffusion des notes Docgen, alimentation de la bibliothèque PF, - Assurer la gestion du courrier et des courriels de la directrice de branche des prestations (dispatching, suivi des échéances, rédaction, mise en forme), - Assister les collaborateurs directement rattachés à la direction dans l'organisation de leurs missions (organisation de réunions, plannings...), gérer les réservations de déplacements des collaborateurs de la branche (train, hôtel etc...), - Assurer le suivi des commandes de fournitures, - Suivre les dossiers et reporting RH en lien avec le service administration du personnel (transmission et suivi des frais de déplacement, avenant télétravail, temps partiels, statistiques de grève, demandes de télétravail...), - Assurer une veille des congés et absences dans l'outil dédié (Agape) afin de sécuriser la continuité du service, établir les tableaux de congés, - Suivre et gérer les effectifs de la branche (cdd et cdi), suivi des recrutements, mise à jour de l'organigramme, mouvement de personnel, mutations, rapports de stage, - Organiser et gérer les plannings des HS (recensement agents, mise à jour fichiers, transmission SG ), - Organiser les plannings d'intégration au sein de la branche, - Accompagner les managers dans la gestion des habilitations (référentiels emploi et ordres de mission), - Travailler en transversalité avec les autres assistantes de direction - Assurer la permanence physique du secrétariat de direction en cas d'absence inopinée (accueil, réponse téléphonique et orientation des demandes) PROFIL SOUHAITE : Titulaire d'un Bac Professionnel ou idéalement d'un BTS (secrétaire, assistant de direction, assistant manager...), vous possédez une expérience réussie d'au moins 2 ans sur un poste d'assistante. La fonction requiert les qualités suivantes : - Sens de l'organisation et des priorités, capacité d'adaptation, - Rigueur, autonomie et discrétion, - Dynamisme, réactivité et disponibilité, - Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles, - Capacités d'initiatives et de propositions, - Sens du travail en transversalité, esprit d'équipe - Sofk skills : enthousiasme, esprit positif et constructif - Excellente maitrise d'Office 365 et des outils bureautiques, DATE DE PRISE DE FONCTION SOUHAITEE : 15/04/2024 CONDITIONS PARTICULIERES : Le dispositif de sélection se fera à partir d'épreuves écrites. Les candidats qui obtiendront la moyenne seront reçus en entretien. Les candidats intéressés devront adresser une lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae via le lien ci-contre au plus tard le 15/03/2024.