La description:
Présentation de la structure : L'UFR Sociétés, Cultures et Langues Etrangères (SoCLE) a pour vocation principale l'enseignement et la recherche dans les domaines suivants : les Langues étrangères appliquées (LEA) et les Langues, littératures et civilisations étrangères et régionales (LLCER). L'UFR abrite également une bibliothèque associée au SICD2 et en lien avec les différentes disciplines enseignées. Elle est répartie géographiquement sur deux sites : Grenoble et Valence. Elle compte 2 600 étudiants, 150 enseignants-chercheurs, une centaine de vacataires, 23 personnels administratifs. L'équipe administrative est constituée d'une direction générale, d'un service formation, d'un pôle relations internationales, d'un pôle financier, d'un pôle communication, d'un pôle bibliothèque, d'une pôle communication et d'un pôle RH où sera affectée la personne recrutée. Missions principales : Sous la responsabilité de la responsable du pôle RH composé de 3 agents, vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des usagers. Vous assurerez la gestion et le suivi des personnels contractuels (enseignant.es et BIATSS), des contrats spécifiques, et des services enseignants au sein de la composante. Activités principales : Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et la diffusion de documents et éventuellement du courrier des enseignant(e)s. Assurer la gestion administrative des carrières des personnels BIATSS, Enseignant.es, et agent.es contractuel.les : - Gérer le suivi des actes administratifs relatifs à la carrière des agents (avancement, mobilité, titularisation, demande de retraite) en lien avec les gestionnaires des services centraux. - Assurer le suivi des horaires, congés annuels, arrêts maladies, CET, télétravail. - Alimenter et mettre à jour la rubrique RH du site intranet de l'UFR en lien avec la responsable du pôle RH. Assurer un appui à la responsable du pôle dans la gestion du recrutement et du suivi des enseignant.es contractuel(le)s : - Saisir les avis de la commission sur l'application dédiée (OREL). - Organiser les entretiens de recrutements (envoi des convocations, courriers de refus, planning de recrutement). - Assurer un appui à la responsable du pôle dans le suivi du recrutement de l'embauche à l'échéance du contrat et le suivi du renouvellement des contrats des personnels recrutés. Assurer la gestion des emplois-étudiants : - Analyser les besoins et saisir les demandes d'emplois sur l'application Jobee. - Établir les contrats, assurer le suivi des heures pour chaque emploi, mettre en paiement. Assurer la gestion des services d'enseignements des enseignant.es titulaires et vacataires : - Création et suivi des dossiers de vacations sur l'application PINEA. - Saisir les services d'enseignements des enseignant.es-chercheur.ses sur l'application HELICO. - Mettre en paiement les heures complémentaires et les heures des vacataires. - Compléter les tableaux de bords pour un suivi fiabilisé des paiements, des demandes de reports, des comptes épargne temps. - Contrôler les demandes de cumul des agents. Assurer le suivi des demandes prises en charges des forfaits mobilités des agent.es de l'UFR. L'agent(e) devra faire preuve d'une grande capacité d'adaptation et d'organisation, respecter les délais fixés et les obligations de confidentialité. Présence indispensable dès le retour de la fermeture estivale et lors des campagnes de recrutement. Prise de congés en priorité lors des périodes d'interruption pédagogiques.