La description:
Missions initiales: - Standard téléphonique -Assurer le standard téléphonique de 9h00 à 12h30, du lundi au jeudi : écouter la demande, donner rendez-vous si possible ou orienter vers une autre structure. -Donner une réponse de 1er niveau aux demandes qui arrivent par mail. -Gestion du courrier, Classement administratif, Facturation -Assurer la mise sous pli, l'affranchissement et l'envoie du courrier sortant, enregistrer et distribuer le courrier entrant, assurer les liaisons avec La Poste. -Suivre et saisir les adhésions via le Logiciel interne à l'association (1000à 1300 adhésions / an). Réaliser les abonnements au journal national de la structure (le « Nous »). Relance des collectifs, administrateurs, Représentants des Usagers, adhérents individuels. et s'assurer du respect de la grille tarifaire en vigueur. Réaliser une statistique annuelle sur les caractéristiques des adhérents. Analyser les causes de résiliation. -Assurer le classement administratif des documents liés au secrétariat de l'UD CSF 69, faire les commandes bureautiques de la structure. -Assurer et enregistrer régulièrement le paiement des factures, réaliser les virements, assurer la facturation et le dépôt des chèques à la banque en lien avec le trésorier. -Mettre à jour le fichier Excel des rendez-vous individuels de la permanence conso/logement, en lien avec les bénévoles tenant les permanences. Mise à jour du planning de l'UD. -En fin d'année commander et répartir les agendas et les cartes de vœux de l'UD. - Forum des Métiers CSF Évènement regroupant 40 exposants, et 1200 visiteurs chaque année. -Assurer l'organisation administrative et logistique du Forum des Métiers et des Formations CSF et sa communication (envoie des courriers d'inscription aux établissements, relances, plan de la salle, liste des besoins matériel, création et diffusion des tracts et affiches...) -Assurer l'organisation et l'animation du Comité d'Organisation du Forum, assurer la relation avec la Chambre des Métiers, le Rectorat et les Établissements scolaires. - Communication de l'UD Animer la commission communication en équipe avec le Coordinateur. -Mise à jour du site Internet de la structure. -Tenir à jour l'actualité du Facebook de la structure, tenir à jour la mise à disposition des tracts, renouveler l'affichage de la vitrine. -Animer la production du Journal Électronique trimestriel de la structure (« Regards Croisés »), en lien avec le Comité de Rédaction du Journal et les réunions d'équipe. Profil recherché : Formation de secrétariat, maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel et réseaux sociaux), sens de l'organisation et du classement, sens de l'écoute et de l'accueil, bienveillance envers un public très divers, envie d'apprendre et de participer à un projet associatif tourné vers l'accompagnement et la défense des familles. Rémunération : 1846,25 € brut + prime de transport de 60 € Période d'essai : 2 mois Tps de travail 35 h par semaine