La description:
Missions du poste de gestionnaire administratif/administrative : Vous viendrez en appui de la chargée d'affaires administratives et institutionnelles, responsable du pôle Présidence/Direction générale des services, en participant au pilotage opérationnel de la fonction administrative, en prenant part à la circulation de l'information et à la communication interne et externe. Activités principales 1. Contribution à la gestion des relations entre le pôle, les interlocuteurs de la structure et les partenaires extérieurs : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes - Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure - Informer et communiquer avec les partenaires extérieurs - Participer à la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs (traitement et suivi des courriels - entre 200 et 300 courriels/jour) 2. Secrétariat du pôle : - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier entrant et des échéances associées - Réceptionner, ventiler et assurer le suivi des parapheurs - Formaliser des courriers et rédiger des courriels - Gérer les agendas et contrôler les échéances, notamment auprès des Vice-présidents statutaires et délégués pour lesquels le.la gestionnaire administratif.ve est une personne ressource. - Organiser des réunions et des déplacements, préparer des fonds de dossiers - Réaliser des comptes rendus de réunions,des notes de synthèse et des documents graphiques 3. Gestion administrative du pôle : - Participer à l'élaboration de documents et de procédures nécessaires à l'activité (tableaux de bord ) - Participer à la préparation de dossiers techniques en liaison avec les services et les composantes - Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion - Archiver et classer des documents, des dossiers Contraintes spécifiques Travail en transversal avec l'ensemble de la collectivité. Le poste occupé demande : forte capacité d'adaptation, grande réactivité, disponibilité (permanences à assurer), qualités relationnelles affirmées, capacités rédactionnelles affirmées, capacité de discernement, rigueur, haut niveau de confidentialité. Environnement de travail Lien hiérarchique : la chargée d'affaires administratives et institutionnelles Liens fonctionnels : - Interne : le DGS, les vices-présidents et chargés de mission, le cabinet du président, les directeurs et responsables de composantes, les directeurs et chefs de services, l'ensemble de la collectivité universitaire. - Externes : les instances nationales (notamment cabinet ministériel et DGESIP), les instances locales (Rectorat, Conseil régional, Conseil départemental, Mairie, Préfecture ), les partenaires privés ou publics