La description:
Au sein d'une équipe de deux salarié(e)s, dans une association d'une cinquantaine de bénévoles engagés, l'Office Manager sera le collaborateur direct de la Chargée de l'organisation opérationnelle de l'association et de l'équipe gouvernante. Il/Elle sera chargé-e de les assister dans la gestion et l'organisation administrative de l'association. Le poste d'Office Manager aura comme responsabilités les missions suivantes : - Gestion des courriers, e-mail et appels - Classement et archivages de dossiers et documents administratifs - Gestion logistique du siège - Gestion de réunions, meetings etc. - Accompagnement des bénévoles - Rédaction et mise en page de documents administratifs officiels - Participation à l'organisation de réunions des instances et d'évènements Les tâches énumérées ne sont pas exhaustives, elles évolueront selon l'activité de l'Association. Le poste est susceptible d'évoluer en fonction du profil de la personne engagée. L'Office Manager est par définition polyvalent, disponible et autonome. La diversité des tâches à réaliser et la nécessité de devoir collaborer et travailler avec de multiples interlocuteurs (internes ou externes) impliquent des qualités d'adaptation et d'organisation. L'assistant manager doit être réactif et savoir prioriser ses tâches. A l'aise à l'écrit comme à l'oral, l'office manager maîtrise parfaitement les outils bureautiques. --> Les essentielles : - Maîtriser les différents outils bureautiques et numériques. - Faire preuve d'une grande polyvalence et capacité d'adaptation face à la diversité des tâches et des interlocuteurs (donateurs, bénévoles, entreprises prestataires, fondations etc). ( Être organisé(e), savoir prendre des initiatives dans la réalisation de ses tâches et avoir le sens des priorités. - Travailler en bonne entente avec sa collègue salariée et l'ensemble des bénévoles. Être capable d'accueillir, orienter et informer. Très bon relationnel. - Avoir une excellente élocution. - Faire preuve d'une grande rigueur. Nous recherchons avant tout, une personne rigoureuse, autonome, qui aime travailler seule ET en équipe, qui saura rapidement être proactive et force de proposition. Ce poste, en CDI à temps partiel (24 heures par semaine) est 100% en présentiel. Au moins dans un premier temps.