La description:
Délégation Grand Est Antenne du Haut Rhin, site de Colmar Assistante formation en renfort de aout à décembre 2023 Dans le respect des orientations et des valeurs de l'établissement et sous l'autorité du responsable de l'antenne du Haut Rhin de la délégation Grand Est du CNFPT, la secrétaire : - assure l'organisation et la gestion administrative, financière et pédagogique des actions de formation ainsi que des activités du service. - assure la mise en œuvre opérationnelle et le suivi administratif et logistique des actions de formation ainsi que des activités du service. 1 - Organisation administrative et logistique d'actions de formation - Gestion administrative des actions de formation : - sélection des stagiaires, convocation, suivi des inscrits, saisie des frais de déplacements et de présences, édition des attestations - report, annulation, dédoublement, relance, clôture de l'action dans les outils - préparation du dossier d'ouverture de stage puis récupération du dossier (liste d'émargements, RIB.) - Gestion logistique des actions de formation : - réservation des salles, des hébergements et de la restauration - recueil des besoins des formateurs en matériel puis commande ou réservation - recherche de lieux non couverts par des marchés - mise en place des salles et dépannage technique/informatique en cours de stage 2 - Assistance du conseiller formation dans son activité de référent d'une spécialité de formation - Saisie des stages dans l'outil interne et ouverture en ligne - Paramétrage des sessions mixtes, mise en ligne des ressources, création de l'équipe pédagogique dans l'outil interne, aide aux stagiaires - Promotion de l'offre et de stages à faible taux d'inscription - Contribution au recueil des candidatures sur la plateforme des intervenants - Ouverture et clôture des sessions sur site et à distance (webinaires) - Envoi du questionnaire d'évaluation et contribution à son exploitation Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et une appétence pour les outils numériques Vous êtes reconnu pour votre aisance relationnelle, vos capacités d'écoute et votre sens du travail en équipe Vous faites preuve de rigueur et d'organisation Vous êtes réactif et vous faites preuve d'autonomie au travail Vous faites preuve de discrétion professionnelle et d'esprit solidaire Vous avez le sens de l'accueil et de l'accompagnement des publics