La description:
ACTIVITES PROPOSEES Un poste d'Assistance Manager est ouvert sous forme de contrat à durée déterminée à temps partiel ou en alternance (professionnalisation ou apprentissage). Le poste vient en appui aux dispositifs de formation et de la vie associative, et en soutien aux chargé-es de mission dédié-es aux formations et à la vie associative. Le dispositif de formation est piloté par la chargée de mission Formation. Cela inclut la définition des orientations annuelles, l'ingénierie et la mise en oeuvre des formations, leur gestion juridique et administrative (inscriptions, suivi des dossiers, etc.). Coordination SUD est un organisme de formation certifié Qualiopi. La vie associative est animée par un chargé de mission Vie associative. Cela inclut le suivi des membres, le traitement de leur contribution financière via les cotisations annuelles, l'actualisation des contacts et des informations sur les activités des membres, la participation à la préparation des évènements (AG, évènement associatif), les enquêtes auprès des membres. PRINCIPALES FONCTIONS Gestion des formations - Traitement administratif et financier en amont des formations : enregistrement des demandes d'inscription, création et gestion des documents administratifs et financiers pertinents à la formation (devis, convocations, conventions, factures.), etc. ; - Traitement administratif et financier post-formation : suivi des paiements et facturation en lien avec la comptabilité, création et partage des certifications ; - Appui dans la préparation des formations sur les aspects organisationnels et logistiques : réservation de salles et suivi facturation en interne, suivi des paiements des prestataire, préparation de la documentation des formations (impression documents formations, listes d'émargement.), etc. - Participation à la programmation des formations (catalogue, calendrier, participation à la construction budgétaire.) - Participation au dispositif de communication sur les formations (mise à jour du site internet, information dans les lettres d'information...) Appui à la Vie associative - Traitement des cotisations des membres de CSUD - Suivi et actualisation de la base de contacts des membres de CSUD - Appui aux évènements organisés par Coordination SUD (devis, réservation.) - Rédaction des comptes rendus de réunion - Suivi de l'actualisation des informations relatifs aux membres - Actualisation de la cartographie des membres - Sollicitation des membres sur divers sujets (charte éthique, besoins des membres, appel à signature de tribunes.) Participation aux activités collectives - Participation à la vie collective du Secrétariat exécutif (réunions d'équipe, etc.) et de l'association. RELATIONS FONCTIONNELLES & TUTORAT La personne recrutée est sous la responsabilité hiérarchique de la Coordination des activités Appui et renforcement. Elle exerce ses activités en lien étroit avec la chargée de mission Formation et le chargé de mission Vie associative. La chargée de mission Formations est la tutrice principale de la personne recrutée tout au long de la formation, dans le cadre d'une alternance. La tutrice est en charge d'accompagner la personne recrutée dans ses missions afin d'atteindre les objectifs fixés dans le cadre de sa formation. Personnel de Coordination SUD, la personne recrutée sera soumise au règlement intérieur de la structure. PROFIL Si CDD, Un profil bac +2 avec une expérience précédente de 3 ans sur un poste de gestion administrative est souhaitée. Si alternance, un profil BTS SAM (Support à l'Action Managériale) ou BTS GPME (Gestion des Petites et Moyennes Entreprises) est recherché. - Vous êtes polyvalent-e, organisé-e et avez la capacité à prendre des initiatives, - Vous avez le goût du travail en équipe mais savez également travailler en toute autonomie si l'exercice l'exige, - Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques