La description:
Vos missions : 1- ASSURER L'ACCUEIL . Réception et orientation des appels téléphoniques avec amabilité et disponibilité . Prise de notes et transmission des messages . Vérification des réceptions de mails et orientation vers les personnes concernées . Réception et orientation du public 2- ASSURER LE SECRETARIAT GENERAL . Rédaction des projets de réponse aux courriers . Traitement de certains problèmes courants . Organisation et suivi des envois en nombre . Traitement et dispatching du courrier entrant . Enregistrement du courrier sortant . Classe et archive les dossiers administratifs et du personnel . Gestion prévisionnelle des fournitures de bureau . Relevés kilométriques mensuels des véhicules . Préparation, édition, mise à jour des documents institutionnels (Livret d'accueil, règlements, plaquettes, tableaux de bord . Recherche de nouvelles procédures visant une amélioration des missions confiées . Prise de notes lors de certaines réunions, sous couvert du directeur 3- ASSURER LE SECRETARIAT RELATIF AUX DOSSIERS DES USAGERS . Enregistre le courrier au départ et à l'arrivée . Frappe de courrier et de documents . Tenue et relance des échéances relatives à la prise en charge des usagers . Tenue des dossiers des usagers . Suivi des présences absences des usagers . Préparation des rapports d'activités sous couvert des chefs de services . Gestion et mise à jour du DIU (Dossier Individuel de l'Usager) 4- GESTION DES DOSSIERS DES RESSOURCES HUMAINES . Préparation des documents relatifs aux embauches . Liens avec les organismes sociaux (direction du travail, retraites, mutuelle, médecin du travail, prévoyance etc .) . Saisie des absences des salariés en lien avec la comptable (congés, arrêts, repos) . Gestion du dossier administratif des salariés en lien avec la comptable . Saisie administrative d'Octime (logiciel de planning) 5- PREPARER ET ORGANISER LES REUNIONS A LA DEMANDE DE LA DIRECTION (instances représentatives, assemblées internes) . Logistique, réservation de salle, information aux salariés . Conception, diffusion et invitation des intervenants / participants . Saisie et diffusion des comptes rendus de réunion, sous couvert du directeur ou du chef de service