La description:
Fonction Accueil- Réception : - Accueil des résidents, et de toutes personnes se présentant à la Réception ; répond aux demandes et renseigne dans les limites de ses compétences. Passe le relais aux autres salariés concernés le cas échéant. - Accueil des groupes temporairement présents dans la structure ; répond aux demandes et renseigne dans les limites de ses compétences. - Réception téléphonique et tenue du standard ; transmission des messages en interne. - Accueil et surveillance du petit déjeuner suivant l'organisation du service - Transmet toutes informations utiles par le biais de mails, cahier de liaison, et tout moyen adéquat, dans le respect des usagers - Participation aux permanences du week-end suivant l'établissement des plannings. - Tenue du bar lors des pauses, lors d'évènements et lors de la location de salles. L'Agent administratif / Agente administrative assurera une fonction de coordination des tâches liées à l'accueil. A ce titre : Il/Elle transmettra toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'accueil à tous ses collègues concernés (agent d'entretien, de maintenance, agents d'accueil, ). Il/Elle s'assura de la bonne application des règles de fonctionnement de l'accueil et des notes de service y afférant. Fonction administrative : - Secrétariat, rédaction de courriers et documents professionnels à la demande de la Direction et/ou de Coordinatrice du pôle socio -éducatif (courrier, affiche, ), classement et archivage des documents élaborés. - Tir courrier reçu et émis - Veille au bon fonctionnement des matériels situés à la réception (fax, imprimante, machine à affranchir ). - logiciel interne : renseignement du trombinoscope, édition des listes de présence et d'occupation (hebdomadaire à minima, ). - Gestion de caisse et des encaissements - Préparation des dossiers des jeunes - Transmettre les factures concernées sur le site CHORUS PRO. - Commande et achat : fourniture administrative après présentation et validation par la direction / des denrées liées à l'accueil des résidents et de la location des salles o Commande de repas auprès de prestataires dans le cadre de la location des salles ... - Gestion des salles en location, facturation des prestations