La description:
Finalité : Assurer l'ensemble des opérations administratives sur le périmètre du DAVA et contribuer à la bonne exécution financière, par le contrôle des pièces comptables en assurant le lien entre les services opérationnels et les partenaires pout toutes questions financières Catégorie statut : Contractuel B Résidence administrative : Direction administrative et financière IFPRA Mont Saint Aignan Missions principales : - Assurer le suivi des bons de commande et des factures : vérification des crédits disponibles, saisie et engagement des bons de commande, suivi de la bonne exécution de la commande, réception, service fait et vérification de la facture, saisie de la facture, demande de paiement, scan des factures, report dans un tableau de bord - Assurer, avec ses collègues, le suivi des conventions : suivi du circuit des signatures, suivi de la réalisation de la prestation, saisie des factures correspondantes et classement. - Assurer le suivi de la rémunération des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord - Finalisation des documents présentés aux instantes dirigeantes - Assurer la gestion du courrier et l'archivage des pièces comptables - Travaille sur l'amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents (Chorus Pro). Relations hiérarchiques : Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Directeur Administratif et Financier et au Directeur du DAVA Connaissances : - Connaître la formation continue et l'organisation rectorale - Connaître la réglementation financière Profil professionnel : - Prise d'initiative - Capacité d'adaptation - Rigueur et méthode - Discrétion professionnelle - Aptitudes à travailler en équipe Compétences opérationnelles : - Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales - Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables, et la messagerie électronique