Assistant(e) de direction rattaché(e) au directeur du CFA (H/F)

LA GRANDE CLASSE
Montreuil Journée complète À plein temps

La description:

Rattaché au Directeur du CFA LA GRANDE CLASSE PARIS, vous l'assistez dans la gestion de son quotidien et avez en charge les missions suivantes : gestion de son agenda mouvant, interface avec les interlocuteurs internes et externes de haut niveau (institutions, journalistes, patrons d'entreprises, bureaux à l'international), gestion des notes de frais, organisation de déplacements professionnels, organisation de réunions internes et de rendez-vous externes. Vous avez également en charge la bonne marche des Centres de formation du Groupe Montreuil et Saint Ouen sur Seine au quotidien : interface avec les prestataires et gestion des contrats, gestion des services généraux, management de l'accueil, liaison avec les formateurs, tous les salariés, intégration des nouveaux arrivants. Vous justifiez d'une expérience réussie en tant qu'Assistant de Direction ou Office Manager de haut niveau ( 3/5 ans), idéalement acquise au sein d'un Centre de formation d'adultes. Vous avez un excellent niveau en anglais à l'oral et à l'écrit et une bonne connaissance de la culture de la formation professionnelle, des modes de financements, de l'apprentissage, de la comptabilité, des OPCO. Vous aimez le travail en équipe, avez un excellent relationnel et aimez apporter des solutions. Rigoureux et autonome, vous avez le sens du service et faites preuve de discrétion et d'adaptabilité. Vous savez gérer les priorités et êtes d'une confidentialité absolue. Vous avez une très bonne maîtrise de l'outil informatique et du Pack Office. Gestion de l'agenda : - Planifier les rendez-vous, les réunions et les événements importants. - S'assurer de la disponibilité du dirigeant et anticiper les éventuels conflits d'horaires. -Assurer l'interface entre le Directeur et les différents services. - Organisation des déplacements : - Etre en charge de l'organisation de certains déplacements professionnels, de la réservation des billets d'avion ou de train, de l'hébergement et des transferts. Gestion administrative : - Effectuer tous types de travaux liés à l'assistanat professionnel. - Réaliser et mettre en forme des documents courants (correspondances, slides, courriers...) ; procéder à leur impression et reliure - Rédiger des comptes-rendus de réunions, des courriers, des traductions de documents techniques, etc.. Préparation/Organisation des réunions : - Assister la Direction dans la préparation des réunions en organisant les agendas, en préparant les dossiers et les documents nécessaires, en prenant des notes pendant les réunions, et en rédigeant les comptes-rendus. - Gestion des dossiers, Gestion de i-paréo et des projets : - Gérer des dossiers spécifiques ou des projets en collaboration avec la Direction. - Assurer le suivi des actions, coordonner les différentes parties prenantes, et s'assurer que les échéances sont respectées. - Assurer la gestion logistique de certains événements organisé par la Direction, le CFA (Portes Ouvertes, Communication des évènements, avec le département Accompagnement Insertion Emploi, recrutements, etc). - Accueil des visiteurs : - Assurer l'accueil des visiteurs et des clients, en les orientant vers le bon interlocuteur, en prenant en charge leurs demandes et en veillant à leur confort lors de leur visite. Mise en place des Chèques restaurants, Chèques Vacances et Chèques cadeaux des salariés du CFA, commande et gestion-distribution. Gestion Mutuelle d'entreprise des salariés. Gestion de la convention collective, des droits des congés des salariés. Accompagner les jeunes dans la découverte de l'environnement des secteurs de nos formations et de ses métiers (parcours accueil 3ème, accompagnement des alternants, encadrement de job, job étudiants) Favoriser un Equilibre Vie pro - Vie perso - Adopter une démarche RSE et QVT

16 avr. 2024;   from: pole-emploi.fr

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