La description:
Entreprendre Ensemble recrute un-e assistant-e technique de gestion administrative pour le service Candidathèque. Vous serez sous la responsabilité de la Chargée de projet Manager et serez en lien avec les différents départements de l'association. Votre mission principale sera d'exercer un rôle de support et d'assistance technique de bases de données et de gestion administrative pour les services internes et/ou les partenaires extérieurs. 1) Activités principales du poste : Assurer le suivi administratif Ø Réaliser le traitement administratif des dossiers : - Mettre à jour des supports de travail et/ou des dossiers (tableaux, traitement de texte.) - Récupérer, vérifier et compiler les éléments administratifs concernant le public - Faire des filtres et des extractions simples de tableaux de suivi - Transmettre des informations administratives aux services internes - Saisir les données du dossier administratif du public dans un ou plusieurs bases de données et/ou systèmes d'information - Prendre rendez-vous avec le public pour appuyer les CIP Candidathèque, gérer les annulations et les reports de rendez-vous - Organiser les invitations et les convocations pour ateliers/réunions de travail (téléphone, email, courrier) - Classer les documents selon les procédures définies Ø S'occuper de la réservation de salles Ø Centraliser les demandes de fournitures et les relayer Organiser la gestion administrative de son service et/ou de la structure Ø Planifier et assurer la logistique des évènements liés aux actions du service et ou de la structure : - Préparation du matériel - Gestion des besoins en fournitures Ø Gérer les emplois du temps des conseillers - Évaluation des priorités et urgences - Planification des ateliers sous Outlook Ø Élaborer des documents supports Word et Excel pour le service et/ou la structure Contrôler et suivre l'atteinte des objectifs des conventions inhérentes à l'activité de son service Ø Réaliser des requêtes sur nos bases de données Ø Tenir un tableau de suivi mensuel de l'activité Candidathèque ML et PLIE Ø Contrôler les saisies dans les bases de données Ø Contrôler les dossiers d'accompagnement réalisé à leurs sorties : pièces justificatives, logos, cohérence avec agenda, Ø Vérifier les critères d'éligibilités, les typologies du public, etc. Ø Repérer les anomalies et proposer des améliorations Ø Assurer une assistance technique auprès des collègues du service S'informer, se former Ø Participer aux réunions d'équipe, de travail Ø Mettre à jour ses connaissances sur les différents dispositifs et les impératifs propres à chacun. Piloter son activité Ø Gérer son agenda, ses mails Ø Réaliser sa fiche temps dans les délais impartis 2) Profil recherché : Les connaissances : - Connaissance des critères d'éligibilité sur son champ d'intervention et sur une ou plusieurs conventions - Connaissance de l'offre de services EEDK et des principaux partenaires - Connaissances des publics et des partenaires sur son champ d'intervention Les savoir-faire : - Maîtrise de l'outil bureautique (traitement des textes, tableurs.) - Maîtrise des bases de données spécifiques à son domaine d'activité - Maîtrise du classement et l'archivage des dossiers - Qualités rédactionnelles - Être autonome et force de proposition Les savoir-être : - Rigueur - Sens de l'organisation - Gestion de son temps et des priorités - Autonomie et sens de l'initiative - Travail en équipe - Qualités relationnelles Conditions d'emploi : Poste en contrat à durée déterminée de 12 mois à temps partiel à hauteur de 28 heures/semaine (80%) Poste à pouvoir au plus vite Convention collective des Missions Locales et PAIO Rémunération brute mensuelle : 1 519.03€. Affectation au sein du Siège Modalités de recrutement : 1. Première sélection sur CV / 2. Entretien Le curriculum vitae et la lettre de motivation doivent être adressés à Mme Sabine FOUQUART - RRH