La description:
La Direction de la recherche du CHU de Poitiers recrute un Assistant de gestion administrative (H/F). I . Missions générales Sous la responsabilité du chef de projets : 1 - Assister le Chef de Projet à la mise en place et au suivi du projet : - Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches - Préparer et envoyer les conventions hospitalières à partir du modèle rédigé par le chef de projet. Suivre/relancer la signature des conventions auprès des centres. - Créer et mettre à jour des tableaux de suivi administratif : inclusions des patients dans l'étude, visites de suivi des centres (monitorings) - Participer à l'organisation des réunions (Attachés de Recherche Clinique, Investigateurs etc.) 2 - Assurer le suivi documentaire du projet : - Constituer les classeurs de la recherche (promoteur et investigateur) - Réceptionner les différents documents en provenance des centres (conventions financières, CV, scans etc.), les classer, mettre à jour le réseau informatique - Participer à la mise à jour des documents de l'étude et des classeurs promoteur, aux mailings, et envoyer des documents protocolaires, des Newsletters, aux centres - Participer à l'archivage de l'étude 3 - Assurer le suivi logistique du projet : - Créer et mettre à jour des tableaux de suivi des stocks : traitements expérimentaux, tubes de prélèvements etc. - Envoyer le matériel de recherche aux centres (kits et tubes de prélèvements etc.) : envois initiaux et réapprovisionnements - Assurer le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques - Mutualiser les demandes de matériel (classeurs, prélèvements) au sein de la Promotion Interne 4 - Aide au suivi financier du projet - Vérifier les factures de surcoûts proposées par les centres associés - Adresser des propositions de facture aux centres associés - Suivre les règlements de nos partenaires II . Profil recherché 1 - Diplôme et formation requis Bac +2 minimum 2 - Compétences requises - Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et d'internet - Anglais écrit niveau BAC - Des notions médicales et la connaissance de la Recherche Clinique seraient des atouts 3 -Capacités requises - Sens de l'organisation, esprit d'initiative, dynamisme et réactivité - Capacité d'organisation - Rigueur - Savoir rendre compte à sa hiérarchie - Aisance relationnelle III . Nature du contrat et des conditions de recrutement - Grade : Adjoint administratif - CDD de 12 mois (contrat de 3 mois puis contrat de 9 mois) - possibilité de renouvellement à l'issue des 12 mois - Quotité de temps de travail : Temps plein / en présentiel La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation), à déposer sur le site web du CHU, est le 12 mai 2024