La description:
- Apporter un soutien régulier à l'équipe du service et au Responsable de service, en termes d'accueil, de communication, d'information, d'organisation, de gestion, de classement et de suivi des dossiers, afin d'optimiser la gestion des ressources humaines ; - Assurer les activités d'assistanat ; - Être un-e interlocuteur-rice privilégié-e pour toute personne interpellant le service (agent-e-s, responsables, directions, partenaires) ; - Assurer le suivi logistique des ateliers d'auto-formation mis en place, des réunions de service, ainsi que le suivi des enveloppes budgétaires et de dossiers spécifiques ; - Garantir un accueil de qualité. - Accueil physique et téléphonique : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Répondre aux questions des agents en lien avec le service - Orienter les agents-es et les usagers vers le bon interlocuteur - Assurer le lien entre les services - Assurer le lien entre les usagers et la collectivité - Traitement de l'information : - Être un lieu ressource pour informer les agents-es - Être le fil conducteur du traitement et du relais de l'information - Réactivité dans le traitement des mails pour une meilleure efficacité - Rôle d'interlocuteur-trice premier-ère dans le service - Transmettre l'information au bon interlocuteur - Savoir recenser et transmettre les informations utiles et nécessaires au bon fonctionnement du service - Assurer le dispatching du courrier et des paraphes - Diffuser les notes de service, compte-rendu de réunions - Gestion administrative : - Assurer la logistique du service : - Réservation de salle - Organisation de réunions - Organisation et gestion du classement - Gestion des stocks de consommable pour le service - Suivi tableaux de bords - Gestion des dossiers quotidiens : missions propres/spécifiques liées au poste - Rédiger des courriers- mails et compte-rendu : - Prise de notes - Réponse aux mails et courriers - Correction des fautes et relecture des paraphes - Mise à jour des documents - Gestion de la pointeuse OCTIME (Badgeages, gestion des congés) - Missions inhérentes à la fonction - Traitement des CET (comptes-épargne temps) - Traiter et gérer les CET et assurer leur suivi - Rédiger les attestations CET pour les agent-e-s et/ou les collectivités en cas de départ du CCAS - Rédiger les conventions avec les collectivités en cas de reprise des CET et donc de financement - Assurer les diffusions auprès des différent-e-s interlocteur-rices - Traitement des Congés exceptionnels - Assurer le suivi des congés exceptionnels de l'ensemble des agent-e-s de la collectivité - Créer des outils pour en optimiser la gestion - Assurer un premier accueil pour informer les agent-e-s des conditions à remplir et des formalités à accomplir - Participation à la gestion des absences pour raisons médicales - Rédiger des fiches de liaison pour organisation des visites médicales des agent-e-s en lien avec le Pôle Bien Etre - Rédiger les convocations des agent-e-s auprès des médecins et en assurer la diffusion et le suivi - Engager, valider et liquider les factures liées aux expertises médicales - Organisation des cérémonies du CCAS de la ville de Grenoble Pour les retraites - Assurer un lien avec le service compétent de la ville de Grenoble pour informer des agent-e-s présent-e-s lors de la cérémonie - Préparer les éléments constitutifs de la carrière des agent-e-s Pour les médailles Constituer le dossier pour la préfecture (vérification des conditions statutaires à remplir etc.) - Assurer toute la logistique de cette cérémonie (réserver les salles, commander les médailles, commander les présents etc. - Rédiger l'invitation auprès des agent-e-s, - Préparer les éléments constitutifs de la carrière des agent-e-s