La description:
L'assistant réalisera l'ensemble des activités,de gestion administrative ( organisation des réunions et colloques) et financière (traitement des commandes, des missions, service-faits, facturations) pour les projets menés par les équipes scientifiques. Activités : Assistance projets - Assister les responsables scientifiques et chefs de projets (suivi du budget de l'équipe et de leurs projets CNES) ; - Planifier et organiser les réunions, les « consortium meetings » et les « workshops » (suivi administratif, financier et logistique) ; - Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les différents services de l'IAS, les partenaires extérieurs, les laboratoires, les délégations du CNRS et l'université; - Informer et accompagner dans leurs démarches les différents interlocuteurs des projets (internes ou externes au laboratoire) ; Gestion financière - Assurer le suivi et le contrôle des budgets et des dépenses; - Procéder aux opérations d'engagement (commandes, missions, liquidation sur les outils GESLAB et SIFAC) - Gérer les missions des personnels des équipes et des projets (profil chargée de voyage, valideur) ; - Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ; - Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables - Suivre l'évolution de la réglementation comptable et financière L'IAS est une unité mixte du CNRS et de l'université Paris-Saclay, situé sur le campus universitaire d'Orsay (91). Il fait partie de l'Observatoire des Sciences de l'Univers de l'Université Paris-Saclay (OSUPS). C'est un laboratoire de 135 personnes, réparties pour moitié en équipes scientifiques et l'autre moitié en instrumentation. Le laboratoire a pour missions de concevoir, développer, opérer et exploiter de l'instrumentation spatiale, de mener des simulations et des analyses de données d'astrophysique. Il est impliqué dans les projets spatiaux majeurs de l'astrophysique, en lien avec les agences spatiales nationale (CNES) et internationales (ESA, NASA, JAXA, ...). L'assistant fera partie du service administratif, infrastructure et logistique de l'IAS de 9 personnes. Il sera hiérarchiquement rattaché à l'Administratrice et à son adjointe.