La description:
Au sein du Collège Doctoral de Sorbonne Université. Missions : Sous l'autorité de l'adjointe à la responsable du DIADM, le/la vacataire apporte son appui au gestionnaire de scolarité pour le traitement administratif des demandes des doctorantes, doctorants, candidates et candidats à l'HDR. Activités principales : Inscriptions : - Etre en appui en gestion de scolarité en doctorat dont la phase d'admission a été préalablement validée : o Vérifier les dossiers et les conditions d'inscription o Vérifier les dossiers jusqu'à la validation de l'inscription o Éditer des cartes et certificats de scolarité Etre en appui à la gestion des opérations comptables liées aux inscriptions en liaison avec la régisseuse - Calculer les droits d'inscription - Effectuer les encaissements - Signaler les besoins de régularisation - Suivre les inscriptions et effectuer des relances auprès des doctorants - Recevoir les doctorantes et doctorants et HDR dont l'inscription le nécessite Organisation des soutenances et établissement du diplôme : - Assurer les relances pour l'obtention du dossier de soutenance original - Organiser des rendez-vous pour la remise du diplôme - Réaliser des documents administratifs comme des attestations - Vérifier des dossiers de diffusion et d'archivage électronique de la thèse en liaison avec le service des thèses de la bibliothèque. - Assurer l'archivage réglementaire des dossiers administratifs en liaison avec la direction des archives Suivi des indicateurs : - Renseigner la base de données et vérifier l'intégrité des saisies sur les logiciels dédiés - Présenter des indicateurs spécifiques Accompagner les usagers du DIADM - Assurer les rendez-vous avec les doctorantes et les doctorants, docteures et docteurs et les HDR - Expliquer et faire appliquer les procédures spécifiques au doctorat - Accompagner les doctorantes et doctorants dans l'écosystème du doctorat à Sorbonne Université. - Participer à l'animation des évènements organisés par le Collège Doctoral Activités Annexes : - Diffuser l'information et contribuer à sa mise à jour