La description:
Rattaché(e) à la cheffe du bureau de gestion opérationnelle et en collaboration avec les entités métiers, vous aurez pour rôle : la saisie des factures du voyagiste de l'École, la relance des demandes de dossiers de remboursements de frais de mission et le contrôle des dossiers reçus et enfin la mise en paiement des dossiers. A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes : 1/ Saisie des factures voyagiste : * Assurer la préparation des dossiers pour chaque facture de voyagiste, incluant la facture, la preuve des réservations par l'agence de voyage et l'ordre de mission signé ; * S'assurer que les crédits pour le paiement des factures sont disponibles ; * Effectuer la saisie des factures dans l'outil de gestion des missions de l'école. 2/ Relance et pré-traitement des remboursements de frais de mission : * Contacter les services afin d'obtenir les dossiers de remboursement de frais ; * Vérifier la présence des documents essentiels dans les dossiers ; * S'assurer que les crédits pour le paiement des frais de mission sont disponibles ; * Mettre en paiement les dossiers relatifs aux déplacements professionnels ; * Collaborer étroitement avec les autres membres de la direction. Vous devrez participer aux réunions transverses en matière de gestion. Dans le cadre de vos missions pour l'École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler sur l'ensemble des périmètres financiers et contribuer au développement d'IP Paris. Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle. Nous sommes faits pour vous car : Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d'innovation unique. Dans un esprit de responsabilité, l'École polytechnique s'engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l'égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l'impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l'École. Vous bénéficierez des avantages suivants : * 25 jours de congés + 18 RTT * Télétravail en fonction du poste * Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75% * Des services (restaurant d'entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur) * Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place * Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées * Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l'emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent. L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.). Vous êtes notre perle rare car : Vous êtes titulaire d'un diplôme BAC+2 en administration et/ou gestion financière. Une première expérience est un plus. Vous avez le sens de la confidentialité, savez travailler en équipe, êtes rigoureux(se), et organisé(e). Des compétences en anglais sont un plus.