La description:
CAP EMPLOI 10 vous propose une offre d'Assistant-e en gestion administrative, pour le secteur de Troyes, pour l'UTT, établissement d'enseignement supérieur public. - Poste ouvert prioritairement aux personnes en situation de handicap - Missions de l'agent : Sous la responsabilité de la directrice de la bibliothèque, le-la gestionnaire administratif/ve gère les commandes du service, de la demande de devis au service fait. Il/elle gère également les missions des agents du service. Il/elle assure le suivi budgétaire à l'aide des différents outils du service financier. Il/elle est également en charge de la gestion des dossiers des vacataires étudiants. Il/elle assure le suivi administratif de la formation continue. Enfin, il/elle est amené.e à assurer une veille sur les évolutions administratives au sein de l'ESR. Activités principales : Activités administratives : - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier (externe et interne) - Travailler en relation avec les différents services de l'UTT (affaires générales ; affaires financières ; agence comptable ; DRH) - Assurer le secrétariat du service (comptes rendus de réunions de service, du conseil documentaire, etc.) - Assurer le suivi des commandes (mobilier, fournitures) à compter de l'émission du bon de commande - Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle I103 et en suppléance de la salle I111 ainsi que du véhicule de service - Assurer la gestion des déplacements du personnel Activités comptables : - Elaborer les bons de commande et garantir leur exécution jusqu'à facturation - En collaboration avec la direction du service, participer à la préparation du budget et suivre son exécution dans GFC - Etablir et renseigner des tableaux de bord budgétaires - Fournir des éléments chiffrés pour l'enquête statistique annuelle (ESGBU) - Participer aux procédures de marchés publics Activités RH : - Assurer la transmission d'informations entre la DRH ou la tutelle et les agents du SCD - Assurer le suivi administratif des moniteurs-étudiants : accueil administratif ; gestion des heures faites - Etablir les ordres de mission (formations, journées d'étude, réunions, .) - Recueillir les données statistiques relatives aux actions de formation continue - Assurer la veille professionnelle sur la fonction publique et l'enseignement supérieur - Participer à des groupes de travail liés à l'organisation du service Compétences : Savoirs généraux : - Connaissances générales de la gestion administrative ; - Mode de fonctionnement des administrations - Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur et des bibliothèques - Maîtrise de la langue française à l'écrit comme à l'oral ; l'anglais serait un plus - Maîtrise des outils bureautiques et statistiques (tableaux, extractions de données...). - Autonomie, discrétion, sens de la diplomatie ; - Très bonne organisation personnelle et grande rigueur - Goût pour le travail en équipe et le contact du public Savoirs faire : - Appliquer les dispositions réglementaires - Utiliser les techniques de rédaction administratives - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée - Utiliser les logiciels spécifiques du domaine - Travailler en équipe Savoir être : - Rigueur, fiabilité - Sens de la confidentialité - Esprit d'initiative ; sens des priorités ; - Sens relationnel Environnement de travail : - Contact avec le public : personnels de l'établissement et étudiants - Stress : plusieurs pics d'activités dans l'année engendrant du stress - Prise d'initiatives - Travailler en équipe - Capacité d'analyse - Capacité de synthèse - Travailler avec vigilance