La description:
CDD REMPLACEMENT RENOUVELABLE Participation à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes dans le cadre du partenariat entre France Travail et la Mission Locale de Montpellier. MISSIONS : L'assistant-e administratif-ve vient en support à la responsable du service partenariat France Travail de la Mission Locale de Montpellier sur des missions administratives et organisationnelles diverses. Ses tâches consistent à : - Assurer le lien et le partage d'information avec les différents sites de France Travail et les Antennes de la Mission Locale de Montpellier - Participer activement à la préparation et à l'organisation des évènements et réunions (invitations, prise de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus, préparation de supports) - Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.) - Contribuer à la communication interne et externe du service par l'élaboration de supports d'information (affiches, flyers, diaporamas, tableau de suivi de l'activité, actualisation des documents existants) - Participation à la gestion administrative du dispositif d'accompagnement des jeunes - Saisie des résultats sur des tableaux de pilotage - Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données. - Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité - Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques - Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus - Classer, archiver des documents relatifs à l'activité - Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne - Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations) - Assurer un accueil téléphonique, prendre des messages et fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes. L'assistant-e administratif-ve effectuera un reporting régulier de son activité. Savoir Faire : - Techniques de secrétariat et de gestion administrative - Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme - Bonne maîtrise des logiciels informatiques, en particulier Excel (calcul de pourcentages), Word, Powerpoint et Outlook. - Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.) Savoir-Être : - Rigueur et sens de l'organisation - Savoir gérer les priorités - Dynamisme - Capacité à travailler en équipe - Bonne élocution et aisance dans l'expression orale - Sens de l'analyse / esprit de synthèse - Sens du contact - Qualités relationnelles - Capacité d'écoute, discrétion - Capacité à gérer des situations complexes - Capacité d'autonomie et d'initiative Formation en gestion administrative ou équivalent demandée. Date limite de candidature : 27 mai 2024