La description:
Sous la responsabilité de la responsable administrative de I'OVSQ, vous apporterez votre appui dans les activités d'information, de documentation et de gestion administrative au sein du service scolarité de l'OVSQ qui accueille des publics variés : formation initiale, formation continue, formation en apprentissage, orientation et insertion professionnelle, relations internationales. Vous devrez contribuer à la réussite des étudiants en formation d'apprentissage, en leur offrant un service de gestion de leur scolarité, performant. Missions : - Assurer la gestion des formations et notamment en apprentissage relevant de la logistique ; - Accueillir les candidats, gérer et traiter les listes d'admission et transmission au CFA ; - Élaborer et préparer le calendrier d'alternance sur EASY apprentissage ; - Organiser la rentrée universitaire (fichier apprentis, missions, inscription, stage) ; - Collecter les CV des apprentis selon profils, pour les diffuser aux entreprises partenaires ; - Gérer la sélection des candidats aux forums CFA ; - Gérer et suivre les absences via l'espace collaboratif EASY apprentissage et formation des tuteurs ; - Assurer le traitement des fiches de missions des apprentis et proposition d'affectation aux tuteurs pédagogiques ; - Diffuser et suivre les tableaux de tutorat ; - Gérer les commandes liées aux formations ; - Participer activement et en lien avec le CFA Union à l'enquête sur l'insertion professionnelle des apprentis ; - Élaborer et gérer les emplois du temps des formations OVSQ. Environnement et conditions de travail : Recrutement ouvert aux titulaires de la Fonction Publique (mutation, détachement) et aux contractuels (contrat renouvelable). - Possibilité d'aménagement du temps de travail sur 4 jours et demi pour un temps complet ; - 50 jours de congés annuels ; - Formation à la prise de poste ; - Action sociale ; - Station assise prolongée ; - Travail sur écran ; - Astreintes possibles pour les obligations de service particulièrement pour les événements de l'Observatoire : Cérémonie de remise de diplômes, fête de la science, vendredis de l'OVSQ, etc. Profil Savoirs faire et savoirs recherchés : - Connaissance des dispositifs permettant d'orienter le public (interne DFCRE et UVSQ) ; - Connaissance des fondamentaux du droit de la formation (dispositifs CIF, professionnalisation, VAE), des acteurs ; - Connaissance de la diversité des publics et de leurs besoins en formation ; - Connaissance de l'offre de formation des composantes concernées (reprise d'études) ; - Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et plus particulièrement de la scolarité ; - Connaissance des dispositifs de l'apprentissage et de la professionnalisation et de ses réglementations ; - Connaissance des conventions de coopération ; - Accueillir les populations concernées et accompagner les publics dans leur parcours de formation ; - Mettre en œuvre et participer à l'optimisation des procédures de gestion ; - Maîtriser les techniques de présentation orales et écrites ; - Utiliser les bases de données et les logiciels courants de bureautique ; - Utiliser les applications de gestion administratives et pédagogiques. Savoirs être attendus : - Travail en équipe ; - Sens de la communication ; - Sens de l'organisation ; - Autonomie. Prérequis : - Bac ; - Expérience sur un poste similaire souhaitée ; - Maîtrise du Pack Office. Une expérience dans un établissement d'enseignement supérieur serait un plus. Dans le cadre de sa politique diversité, les postes de l'UVSQ sont accessibles aux personnes en situation de handicap. L'UVSQ poursuit son engagement pour l'inclusion des personnes en situation de handicap en adoptant son deuxième Schéma Directeur Handicap pour la période 2022-2025.