La description:
Vous serez chargé(e), d'assister la direction générale : ACTIVITÉS : - Organiser les commissions et comités de pilotage des 3 directions (ressources et urbanisme, attractivité et services à la population, technique) - Rédaction et frappe de courriers courants, mise en forme des dossiers, édition de documents - Instruction des pass commerces artisanat (PCA) - Gestion des sinistres - Engagement comptable et suivi des facturations des 3 directeurs adjoints - Gestion et affichage d'informations - Gestion et suivi des actes administratifs : arrêtés, décisions et délibérations - Gestion et planification des déplacements - Préparer les dossiers nécessaires à la conduite des rendez-vous et réunions de travail - Gestion de l'information, recherches d'informations, classement et archivage de documents - Accompagner la responsable de services affaires générales dans la préparation, organisation et suivi des séances du conseil communautaire Activités occasionnelles : remplacement de la chargée d'accueil - Accueillir, orienter et renseigner le public. - Accueil physique et téléphonique du public PROFIL RECHERCHE : SAVOIRS : - Très bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques - Respect des procédures administratives et délais - Organisation et activités des services - Techniques de gestion de planning - Techniques de secrétariat (prises de notes, rédaction) - Communication orale et écrite - Techniques d'accueil SAVOIR-FAIRE : - Recevoir, filtrer et orienter les demandes - Conserver neutralité et objectivité face aux situations - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence - Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services - Prendre des notes et mettre en forme tous type de courriers. - Rédiger des documents administratifs et des comptes rendus. - Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous - Assurer l'organisation logistique, prendre et organiser les rendez-vous - Accueillir le public avec amabilité SAVOIR ÊTRE : - Qualités relationnelles - Organisation - Autonomie - Rigueur - Faire preuve d'une extrême discrétion professionnelle à l'égard des informations détenues Poste à pourvoir dès le 1/06/2024.